Инвентаризация склада в 1С в 2026 году: порядок по ФСБУ 28/2023, проводки по излишкам и недостачам, 8 ошибок

Коротко: инвентаризация склада в 1С – это три шага: подготовка базы и приказ, ввод фактического количества в документ инвентаризации, оформление расхождений. Излишки приходуют проводкой Дт 41 Кт 91.01 (прочий доход), недостачу сначала собирают на счёте 94. С 01.04.2025 порядок задаёт ФСБУ 28/2023: Методические указания, утверждённые приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, признаны утратившими силу приказом Минфина от 27.04.2023 № 189.

Что изменилось с переходом на ФСБУ 28/2023?

До 1 апреля 2025 года инвентаризацию регулировали Методические указания из приказа Минфина № 49 – документ 1995 года. Приказ Минфина от 27.04.2023 № 189 признал его утратившим силу с 01.04.2025, и с этой даты остался один профильный документ – федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он короче. Унифицированных форм в нём нет, а часть решений – состав проверяющих, формы описей, даты – отдана учётной политике организации. Статьи и внутренние регламенты со ссылками на «приказ № 49» в 2026 году недействительны.

Для бухгалтерии последствие практическое: периодичность проверки основных средств организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике. Если выбран трёхлетний цикл, годовой приказ по складу и приказ по основным средствам совпадут не в каждом году – планировать их одним документом «по умолчанию» оснований нет. При этом элементы амортизации (срок полезного использования, ликвидационная стоимость, способ начисления) проверяют в конце каждого отчётного года по п. 37 ФСБУ 6/2020, и это отдельная от инвентаризации процедура – документы по ОС в 1С оформляются отдельно, порядок разобран в материале про учёт ОС в 1С 8.3 от поступления до проверки амортизации.

Когда инвентаризация обязательна в 2026 году?

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 15 ФСБУ 28/2023: при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности; при передаче активов или имущественного комплекса в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при их возврате и отчуждении; при смене работника, на которого возложена материальная ответственность; при смене руководителя коллектива (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива при коллективной (бригадной) материальной ответственности; при выявлении фактов или признаков хищения, злоупотребления или порчи имущества; при чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями (пожар, авария, стихийное бедствие); при реорганизации (кроме преобразования); при ликвидации организации. Объём проверки в каждом случае задаёт п. 18 стандарта: при годовой отчётности, реорганизации и ликвидации инвентаризируют все объекты, а в остальных случаях – только те объекты, которые непосредственно связаны с основанием. То есть «смена кладовщика» не означает полную остановку склада: проверяют имущество, вверенное этому работнику. Пункт 16 посвящён другому – срокам и датам проведения, включая оговорку для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.

Конкретные даты годового цикла стандарт не фиксирует – их устанавливает организация. В 1С дата документа инвентаризации и есть дата, на которую зафиксирован факт: остатки программа считает именно на неё, а не на текущий день.

Как провести инвентаризацию в 1С: порядок действий

Шаг 1. Что проверить в базе до пересчёта?

Большая часть «загадочных» расхождений возникает до того, как кладовщик берёт сканер. До начала пересчёта нужно: сделать резервную копию базы (для облачных баз – через механизм архивирования, см. как сделать копию базы в 1С:Фреш); провести все документы поступления, реализации и перемещения; убедиться, что включён учёт запасов по складам – Администрирование → Настройки программы → Параметры учёта → Запасы; закрыть период датой запрета изменения данных – Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения (флаг, затем гиперссылка «Настроить»); проверить оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с субконто «Склады» на отрицательные остатки. Отрицательный остаток до инвентаризации – это не недостача, а непроведённое поступление.

Шаг 2. Как ввести фактическое количество?

В документе инвентаризации сначала выполняется заполнение по остаткам на складе: программа подставляет учётное количество из регистра. Фактическое количество вводят вручную, сканером штрихкода или загрузкой из терминала сбора данных – подбор оборудования и обмен с ТСД относятся к работам по автоматизации складских операций. Для товаров с обязательной маркировкой пересчёта штук мало: сверяют коды идентификации и остатки в системе маркировки, иначе физический остаток сойдётся, а данные в Честном ЗНАКе разойдутся. Печатные формы (ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19) формируются из документа, но с 01.04.2025 их применение не обязательно – организация вправе утвердить свои.

Шаг 3. Как оформить расхождения?

Документ инвентаризации проводок не делает – он только фиксирует расхождение. Проводки появляются из документов, созданных на его основании: оприходование излишков и списание недостач. Пересортицу (излишек одной позиции и недостача другой) оформляют двумя документами; автоматического взаимозачёта по разным номенклатурным позициям в типовых конфигурациях нет, суммы в учёте не сворачиваются. Между пересчётом и проведением документов не должно пройти недели: каждый день задержки добавляет движения, которых не было в описи.

Какими документами оформляется инвентаризация в разных конфигурациях 1С?

Главное различие – не в названиях документов, а в схеме складского учёта. При неордерной схеме (1С:Бухгалтерия, 1С:Розница, 1С:УТ без ордерных складов) учёт одноконтурный: факт вводят прямо в документ инвентаризации, а расхождение считается против регистра остатков. При ордерной схеме (1С:УТ и 1С:ERP со складскими помещениями и ячейками) контуров два – складской, где движение подтверждается ордерами, и финансовый, где товар числится за организацией. Пока приходные и расходные ордера не оформлены, товар висит в «товарах к оформлению», и пересчёт покажет не недостачу, а неоформленные документы. Поэтому на ордерном складе порядок жёсткий: закрыть все ордера, затем создать приказ на пересчёт, затем пересчёт по помещениям и ячейкам. Настройка схемы задаётся в карточке склада – на проектах внедрения 1С:ERP это первое, что проверяют перед первой инвентаризацией.

Если нужной конфигурации в контуре нет, а склад уже не умещается в бухгалтерию, выбор делают не по цене лицензии, а по схеме учёта – состав решений в каталоге программ 1С.

Какие проводки делают по излишкам и недостачам?

Излишки – это прочий доход, поэтому корреспонденция идёт с кредитом 91.01, а не 91.02. Недостача всегда проходит через счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и только потом закрывается на расходы, на виновное лицо или на прочие расходы. Списание напрямую на 91.02 без 94 – ошибка, из-за которой не сходятся регистры и теряется основание для налоговых расходов.

Нормы естественной убыли организация не придумывает сама: их утверждают отраслевые министерства в порядке, определённом Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. Если по вашей группе товаров нормы не утверждены, списание «в пределах норм» неприменимо вообще – вся недостача идёт как сверхнормативная, с соответствующими требованиями к документам. В налоговом учёте излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), потери в пределах утверждённых норм приравнены к материальным расходам (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ), а убытки от хищений при неустановленных виновных требуют документа уполномоченного органа (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Товары, принятые на комиссию или на хранение, в опись включают отдельной строкой за балансом и сверяют с расчётами по договору – механика разобрана в материале про отчёт комиссионера в 1С 8.3.

Нужно ли начислять НДС при списании недостачи?

Ориентир здесь – п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33. Выбытие имущества по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика (порча, бой, хищение, стихийное бедствие), объектом обложения НДС не является. Но доказывать это придётся самому налогоплательщику: нужно зафиксировать факт выбытия и подтвердить, что оно произошло именно по таким причинам. Если причину подтвердить нечем, выбытие квалифицируется как безвозмездная передача с начислением налога. Практический вывод для склада: акт списания без приложений (объяснительные МОЛ, заключение комиссии, справка о ЧС, документ из органов по факту хищения) – это не защита, а подготовленное основание для доначисления.

Восемь ошибок, из-за которых инвентаризация в 1С даёт неверный результат

По закрытым обращениям нашей сервисной службы за 2025–2026 гг. повторяются следующие сценарии.

1. Не проведены первичные документы. Товар физически есть, в учёте его нет – расхождение показывает не склад, а бухгалтерию.
2. Не закрыты ордера на ордерном складе. Пересчёт выдаёт «недостачу», которая фактически лежит в «товарах к оформлению».
3. Не установлена дата запрета изменения данных. Документы правят задним числом, и подписанная опись перестаёт соответствовать регистру.
4. Отключён учёт запасов по складам. Остаток хранится по организации целиком, расхождение по конкретному складу посчитать нечем.
5. Факт вводят поверх автозаполненного учётного количества. Расхождение по всем строкам равно нулю, инвентаризация формально «прошла».
6. Пересчёт ведут по номенклатуре, а учёт – с характеристиками, сериями или сроками годности. Итог по позиции сходится, по разрезам – нет.
7. Излишки приходуют по цене последней закупки. Для налога на прибыль требуется рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ), и оценка должна быть обоснована.
8. Недостачу списывают сразу на 91.02, минуя счёт 94, и без документов о причинах. Это одновременно ошибка в учёте и риск по НДС с учётом п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ № 33.

Сколько времени и денег занимает инвентаризация в 1С?

Нормативов трудоёмкости инвентаризации фирма «1С» не публикует. Диапазоны ниже – по закрытым заявкам нашей сервисной службы за 2025–2026 гг. на складах до 20 тыс. позиций номенклатуры; это оценка, а не норматив. Расчёт стоимости – от рекомендованных «1С» партнёрам ставок по состоянию на январь 2026 года: не ниже 4 000 ₽/час для аттестованного специалиста уровня «миддл» и не ниже 5 500 ₽/час для специалиста высокого уровня.

Отдельная статья затрат – оборудование: цены на сканеры и терминалы сбора данных «1С» в открытых источниках не фиксирует, их уточняют у поставщика на дату закупки. Регламентная подготовка базы к инвентаризации входит в услуги по сопровождению 1С и в разовом порядке обычно не требуется.

Что мерить до и после инвентаризации?

Чтобы сравнить два цикла между собой и доказать эффект от автоматизации, достаточно шести величин. Все они снимаются из базы и журнала работ, без оценочных суждений:

• часы простоя склада – время, на которое остановлены приёмка и отгрузка;
• число позиций с расхождением и их доля в общем числе проверенных позиций;
• доля расхождений по группе A ABC-классификации – деньги, а не штуки;
• суммы излишков и недостач в рублях по итогам цикла, раздельно;
• число документов, проведённых задним числом после даты инвентаризации;
• срок от окончания пересчёта до проведения оприходования и списания в базе.

Если после внедрения загрузки из ТСД первая метрика падает, а вторая остаётся на месте – проблема не в скорости пересчёта, а в учётных данных: характеристиках, сериях, дублях номенклатуры.

Вопросы и ответы

Какую проводку делают по излишкам, выявленным при инвентаризации?

Дт 41 (10, 43) – Кт 91.01. Излишки – прочий доход, поэтому используется субсчёт 91.01, а не 91.02. Субсчёт 91.02 «Прочие расходы» применяется в обратной ситуации: Дт 91.02 – Кт 94 при списании недостачи сверх норм, когда виновные не установлены.

Нужно ли начислять НДС при списании недостачи?

Нет, если подтверждена причина выбытия. Согласно п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, выбытие имущества по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика, объектом обложения НДС не является, но налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и подтвердить эти причины. Без подтверждающих документов выбытие квалифицируется как безвозмездная передача с начислением налога.

Можно ли списать недостачу в пределах норм естественной убыли, если нормы по товару не утверждены?

Нет. Нормы утверждаются отраслевыми приказами министерств в порядке, определённом Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. Если по вашей товарной группе норм нет, применять списание «в пределах норм» нельзя – вся недостача считается сверхнормативной и требует решения по виновным лицам или документа уполномоченного органа.

Нужно ли инвентаризировать основные средства каждый год?

Не обязательно. Подпункт «а» п. 15 ФСБУ 28/2023 даёт право проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Это право, а не обязанность: выбранную периодичность организация закрепляет в учётной политике. Отдельно от инвентаризации в конце каждого отчётного года проверяют элементы амортизации по п. 37 ФСБУ 6/2020.

Почему в документе инвентаризации пустое или нулевое учётное количество?

Проверяйте по порядку: 1) в документе не выбран или выбран не тот склад; 2) не выполнено заполнение по остаткам на складе; 3) дата документа раньше даты поступления товара – на эту дату остаток нулевой; 4) отключён учёт запасов по складам (Администрирование → Настройки программы → Параметры учёта → Запасы), и остаток хранится по организации; 5) товар числится на другом счёте учёта (например, 41.02 или забалансовый 004); 6) склад работает по ордерной схеме, и товар находится в «товарах к оформлению»; 7) документы поступления не проведены, а только записаны.

Обязательна ли постоянно действующая инвентаризационная комиссия в 2026 году?

Нет. Требование о постоянно действующей комиссии содержалось в Методических указаниях из приказа Минфина от 13.06.1995 № 49, который признан утратившим силу с 01.04.2025 приказом Минфина от 27.04.2023 № 189. ФСБУ 28/2023 такого требования не устанавливает: кто проводит проверку, в каком составе и по каким формам документов – организация определяет сама и закрепляет в учётной политике.

Как учесть излишки и недостачи на УСН?

Излишки увеличивают налоговую базу: по п. 1 ст. 346.15 НК РФ доходы определяются в порядке ст. 248 и 250 НК РФ, а стоимость излишков – внереализационный доход по п. 20 ст. 250 НК РФ. С недостачей сложнее: с 01.01.2026 п. 1 ст. 346.16 НК РФ дополнен подп. 45 («иные расходы, определяемые в порядке главы 25 НК РФ»), поэтому прежний аргумент «перечень расходов закрытый, недостачу учесть нельзя» автоматически не работает. Но учесть её можно только по правилам главы 25: недостача сверх норм при неустановленных виновных требует документа уполномоченного органа (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), плюс действуют документальное подтверждение и обоснованность по п. 1 ст. 252 НК РФ. Разъяснения Минфина о закрытом перечне, выпущенные до 2026 года, к текущим периодам не применяются.

Обязательно ли применять формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22?

Нет. С 01.04.2025 эти формы не обязательны: ФСБУ 28/2023 не содержит унифицированных форм, организация утверждает свои. В типовых конфигурациях 1С печатные формы ИНВ сохранены, и большинство компаний продолжает их использовать – это удобно и не нарушает стандарт, если формы закреплены в учётной политике.

В каких релизах 1С смотреть документы инвентаризации на октябрь 2026 года?

Актуальные ветки: 1С:Бухгалтерия 3.0.206, 1С:Управление торговлей 11.5.27, 1С:ERP 2.5.27 (ветка LTS) и 2.6.1. Если у вас релиз старше, расположение команд и состав печатных форм может отличаться – перед инвентаризацией имеет смысл обновиться, чтобы не разбираться с различиями в разгар пересчёта.

Часто задаваемые вопросы

Какую проводку делают по излишкам, выявленным при инвентаризации?

Дт 41 (10, 43) – Кт 91.01. Излишки – прочий доход, поэтому используется субсчёт 91.01, а не 91.02. Субсчёт 91.02 «Прочие расходы» применяется в обратной ситуации: Дт 91.02 – Кт 94 при списании недостачи сверх норм, когда виновные не установлены.

Нужно ли начислять НДС при списании недостачи?

Нет, если подтверждена причина выбытия. Согласно п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, выбытие имущества по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика, объектом обложения НДС не является, но налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и подтвердить эти причины. Без подтверждающих документов выбытие квалифицируется как безвозмездная передача с начислением налога.

Можно ли списать недостачу в пределах норм естественной убыли, если нормы по товару не утверждены?

Нет. Нормы утверждаются отраслевыми приказами министерств в порядке, определённом Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. Если по вашей товарной группе норм нет, применять списание «в пределах норм» нельзя – вся недостача считается сверхнормативной и требует решения по виновным лицам или документа уполномоченного органа.

Почему в документе инвентаризации пустое или нулевое учётное количество?

Проверяйте по порядку: в документе не выбран или выбран не тот склад; не выполнено заполнение по остаткам на складе; дата документа раньше даты поступления товара; отключён учёт запасов по складам (Администрирование → Настройки программы → Параметры учёта → Запасы) и остаток хранится по организации; товар числится на другом счёте учёта, например 41.02 или забалансовом 004; склад работает по ордерной схеме и товар находится в «товарах к оформлению»; документы поступления не проведены, а только записаны.

Обязательна ли постоянно действующая инвентаризационная комиссия в 2026 году?

Нет. Требование о постоянно действующей комиссии содержалось в Методических указаниях из приказа Минфина от 13.06.1995 № 49, который признан утратившим силу приказом Минфина от 30.10.2024 № 157н. ФСБУ 28/2023 такого требования не устанавливает: кто проводит проверку, в каком составе и по каким формам документов – организация определяет сама и закрепляет в учётной политике.

Как учесть излишки и недостачи на УСН?

Излишки увеличивают налоговую базу: по п. 1 ст. 346.15 НК РФ доходы определяются в порядке ст. 248 и 250 НК РФ, а стоимость излишков – внереализационный доход по п. 20 ст. 250 НК РФ. С недостачей сложнее: с 01.01.2026 п. 1 ст. 346.16 НК РФ дополнен подп. 45 («иные расходы, определяемые в порядке главы 25 НК РФ»), поэтому прежний аргумент о закрытом перечне автоматически не работает. Но учесть недостачу можно только по правилам главы 25: сверхнормативная недостача при неустановленных виновных требует документа уполномоченного органа (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), плюс действуют требования п. 1 ст. 252 НК РФ.

Обязательно ли применять формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22?

Нет. С 01.04.2025 эти формы не обязательны: ФСБУ 28/2023 не содержит унифицированных форм, организация утверждает свои. В типовых конфигурациях 1С печатные формы ИНВ сохранены, и большинство компаний продолжает их использовать – это удобно и не нарушает стандарт, если формы закреплены в учётной политике.

В каких релизах 1С смотреть документы инвентаризации на октябрь 2026 года?

Актуальные ветки: 1С:Бухгалтерия 3.0.206, 1С:Управление торговлей 11.5.27, 1С:ERP 2.5.27 (ветка LTS) и 2.6.1. В более старых релизах расположение команд и состав печатных форм могут отличаться.