6-НДФЛ в 1С:ЗУП в 2026 году: как заполнить отчёт и что делать, если он не заполняется

До 27 июля 2026 года все работодатели обязаны сдать 6-НДФЛ за полугодие — и именно перед этим отчётом у бухгалтеров чаще всего возникают вопросы к 1С:ЗУП. Программа заполняет расчёт автоматически, но только если учёт вёлся правильно: проведены все ведомости, корректно настроена регистрация в налоговом органе, не нарушена последовательность документов. Выпало хотя бы одно звено — отчёт остаётся пустым или заполняется с расхождениями. В этой статье специалисты «Софт Онлайн» разбирают механику формирования 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1, актуальные требования 2026 года и типовые причины, по которым кнопка «Заполнить» не даёт результата.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году

Расчёт сдают все организации и ИП, которые выплачивали физлицам облагаемые НДФЛ доходы: зарплату, отпускные, больничные, вознаграждения по договорам ГПХ, дивиденды. Отчётные периоды — квартал, полугодие, 9 месяцев и год, данные накапливаются нарастающим итогом.

С учётом переносов с выходных дней сроки в 2026 году такие:

Несколько моментов, которые влияют на порядок сдачи:

• если доход получали 10 и более человек — отчёт сдаётся только в электронном виде по ТКС; на бумаге можно отчитаться лишь при меньшей численности;
• за опоздание с расчётом — штраф 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки;
• за недостоверные сведения — 500 рублей за каждый документ с ошибкой;
• если расчёт не сдать, налоговая вправе заблокировать счёт — на это у инспекции есть 10 дней после истечения срока;
• к годовому расчёту дополнительно заполняется приложение № 1 — справки о доходах по каждому физлицу.

Чтобы отправлять отчёт прямо из программы без выгрузки файлов, удобно использовать сервис 1С-Отчётность — как его подключить и настроить, мы подробно разбирали в гайде по электронной отчётности в 1С.

Что учесть в 6-НДФЛ в 2026 году

Форма расчёта в 2026 году не менялась — действует бланк, утверждённый приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа № ЕД-7-11/1@. Но порядок работы с НДФЛ за последние два года усложнился, и это напрямую влияет на заполнение отчёта в 1С:ЗУП:

• Пятиступенчатая шкала НДФЛ. С 2025 года к основной налоговой базе применяются ставки 13, 15, 18, 20 и 22% в зависимости от дохода (пороги — 2,4 млн, 5 млн, 20 млн и 50 млн рублей в год). Для каждой ставки и каждого КБК в 6-НДФЛ заполняется отдельный комплект разделов 1 и 2.
• Отдельный учёт районных коэффициентов и северных надбавок. Эта часть выплат облагается по собственной двухступенчатой шкале и отражается на отдельных листах с отдельным КБК. Если есть сотрудники с «северными», отчёт автоматически становится многостраничным — минимум по два листа разделов 1 и 2.
• Два расчётных периода в месяце. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется не позднее 28-го; удержанный с 23-го по конец месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца (в конце декабря — отдельный срок до 30 декабря). Отсюда шесть сроков перечисления в квартале и строки 021–026 и 161–166 в отчёте.
• Обновлённые справочники кодов. ФНС актуализировала коды доходов и вычетов, поэтому работать нужно на свежем релизе 1С:ЗУП — устаревшая конфигурация заполнит отчёт по старым правилам, и он не пройдёт форматный контроль.

Своевременные обновления конфигурации возможны только при действующем договоре сопровождения — если сомневаетесь в выборе тарифа, посмотрите наше сравнение 1С:ИТС ПРОФ и Техно.

Откуда 1С:ЗУП берёт данные для 6-НДФЛ

Чтобы понимать, почему отчёт не заполнился, нужно разобраться в механике. 6-НДФЛ в ЗУП 3.1 собирается не из «начислений вообще», а из записей регистров накопления, которые формируют конкретные документы:

• Раздел 2 (доходы, исчисленный и удержанный налог нарастающим итогом) — из документов начислений: «Начисление зарплаты и взносов», «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение», «Премия», «Дивиденды»;
• Раздел 1 (удержанный НДФЛ по шести срокам перечисления) — из платёжных документов: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу». Именно дата выплаты в ведомости определяет дату удержания налога и срок его перечисления;
• Распределение по строкам 021–026 — по крайнему сроку перечисления, который программа вычисляет от даты удержания.

Практический вывод: если ведомость не проведена, проведена задним числом или дата выплаты в ней не совпадает с фактической — раздел 1 будет пустым или неверным, даже когда все начисления на месте. Правильная цепочка «начисление → ведомость → отражение удержанного налога» подробно описана в нашей пошаговой инструкции по начислению и выплате зарплаты в 1С:ЗУП 8.3.

Как заполнить 6-НДФЛ в 1С:ЗУП: пошаговый порядок

Алгоритм на примере отчёта за полугодие 2026 года:

1. Обновите конфигурацию. Проверьте релиз в «Главное → О программе» и установите актуальный — форматы отчётности меняются в течение года.
2. Закройте период по зарплате. Все начисления за январь–июнь проведены, ведомости на выплату созданы и проведены, даты выплат соответствуют фактическим. Удобно совместить это с общим полугодовым закрытием в 1С по чек-листу — до 30 июня ещё есть время.
3. Откройте 1С-Отчётность. Раздел «Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать», в папке «Отчётность по физлицам» выберите «6-НДФЛ (с 2021 года)».
4. Укажите организацию и период — «Полугодие 2026». Если у организации несколько ОКТМО/КПП или была смена ИФНС, программа предложит создать несколько экземпляров отчёта.
5. Нажмите «Заполнить». Программа сформирует титульный лист, разделы 1 и 2 по каждой комбинации ставки и КБК.
6. Проверьте контрольные соотношения кнопкой «Проверка → Проверить контрольные соотношения» и выполните форматно-логический контроль.
7. Сверьте раздел 1 с уведомлениями по НДФЛ, поданными в течение квартала: суммы по строкам 021–026 должны совпадать с уведомлениями по соответствующим срокам.
8. Отправьте отчёт через 1С-Отчётность и дождитесь извещения о вводе — только оно подтверждает, что расчёт принят.

6-НДФЛ не заполняется: 7 причин и что делать

Ниже — причины, с которыми специалисты «Софт Онлайн» сталкиваются на линии консультаций чаще всего.

1. Нет записи в регистре «Регистрация в налоговом органе»

Классическая ошибка: «Для налогового агента по значениям КПП, кода налогового органа и кода по ОКТМО не найдена соответствующая запись». Откройте «Настройка → Организации → Изменить данные регистрации» и проверьте, что КПП, код ИФНС и ОКТМО заполнены и совпадают с теми, что указаны на титульном листе отчёта. После исправления пересоздайте отчёт заново — редактирование старого экземпляра часто не помогает.

2. Расхождение ОКТМО на титульном листе и в учётных данных

Если в карточке организации ОКТМО указан с одной длиной (8 знаков), а в документах начислений зафиксирован другой код — данные в разделы не попадут: программа отбирает движения строго по связке КПП + ОКТМО. Проверьте код на титульном листе, при необходимости исправьте вручную и нажмите «Заполнить» повторно.

3. Не проведены ведомости на выплату

Раздел 2 заполнен, а раздел 1 пустой — почти всегда это непроведённые или отсутствующие ведомости. Налог считается удержанным только в момент выплаты, поэтому без ведомостей удержания в регистре нет. Проверьте журнал «Выплаты → Ведомости» за весь квартал, включая межрасчётные выплаты (отпускные, увольнения).

4. Срок перечисления уехал в следующий квартал

Это не ошибка, а особенность методологии. Раздел 1 заполняется по сроку перечисления: если налог удержан с выплаты в конце июня и срок его уплаты приходится на июль, сумма попадёт в отчёт за 9 месяцев, а не за полугодие. Прежде чем «чинить» программу, проверьте крайний срок перечисления по конкретной выплате.

5. Нарушена последовательность документов

Если реквизиты ИФНС внесли позже, чем проводили начисления, движения в регистрах остались без привязки к налоговому органу. Решение — групповое перепроведение документов за период в хронологическом порядке: сначала начисления, затем ведомости. После перепроведения отчёт заполняется автоматически.

6. Смена налоговой инспекции или юридического адреса

При переезде в другую ИФНС сдаются два расчёта: со старым ОКТМО — по доходам до смены адреса, с новым — после. В ЗУП для этого нужно в данных регистрации добавить новую налоговую и указать месяц, с которого она действует, — тогда программа сама сформирует два отчёта. Если этого не сделать, один из расчётов будет пустым.

7. Повреждение данных после переноса или обмена

Если базу недавно переносили из старой редакции или настраивали синхронизацию ЗУП с Бухгалтерией, в регистрах НДФЛ могут быть задвоения и «осиротевшие» записи. Симптом: отчёт заполняется, но суммы не бьются со справками о доходах. Здесь нужна сверка регистров — о том, как переносить данные без потери истории, читайте в статье о переносе данных в 1С:Бухгалтерию и ЗУП.

Как проверить 6-НДФЛ перед отправкой: инструменты ЗУП

В 1С:ЗУП есть штатные отчёты для самопроверки — пользуйтесь ими до отправки, а не после требования из налоговой:

• «Анализ НДФЛ по месяцам» («Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам») — показывает исчисленный, удержанный и перечисленный налог в разрезе месяцев, сотрудников и ИФНС. Главный инструмент поиска расхождений;
• «Проверка раздела 2 6-НДФЛ» — детализирует суммы раздела по сотрудникам и документам: сразу видно, чья выплата не попала в отчёт;
• «Удержанный НДФЛ» — сверка по срокам перечисления для контроля строк 021–026 раздела 1;
• Сверка со справками о доходах — суммарные показатели раздела 2 годового отчёта должны сходиться с приложением № 1;
• Расшифровка ячеек — двойной клик по любой сумме в отчёте покажет, из каких документов она собрана.

Рабочее правило: расхождение всегда ищется от сотрудника. Найдите через «Проверку раздела 2» конкретное физлицо с разницей, откройте его документы за период — и причина обнаружится за 10–15 минут вместо часа сплошной сверки.

FAQ: частые вопросы по 6-НДФЛ в 1С:ЗУП

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, если выплат не было?

Если с начала года организация не начисляла и не выплачивала доходы физлицам, обязанности налогового агента не возникает и нулевой расчёт сдавать не нужно. Но есть нюанс: отчёт заполняется нарастающим итогом. Если выплата была хотя бы раз — например, подрядчику по ГПХ во втором квартале, — сдавать 6-НДФЛ придётся за полугодие, 9 месяцев и год, даже если больше выплат не будет. При отсутствии деятельности многие направляют в ИФНС письмо об отсутствии выплат, чтобы избежать блокировки счёта.

Почему удержанный налог в разделе 1 не совпадает с исчисленным в разделе 2?

Чаще всего это нормально: раздел 2 заполняется по дате получения дохода, а раздел 1 — по сроку перечисления удержанного налога. Налог с выплат конца квартала может «переехать» в раздел 1 следующего отчёта. Ошибкой расхождение становится, когда есть непроведённые ведомости, ручные правки документов задним числом или налог фактически не был удержан — это проверяется отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам».

Как в ЗУП отразить зарплату за июнь, выплаченную в июле?

По действующим правилам дата получения дохода — это дата фактической выплаты. Зарплата за вторую половину июня, выплаченная 3 июля, целиком относится к июлю: она попадёт в 6-НДФЛ за 9 месяцев, а не за полугодие. В ЗУП ничего вручную корректировать не нужно — программа определит период по дате ведомости. Главное, чтобы дата в ведомости совпадала с реальной датой перечисления денег сотрудникам.

Отчёт заполнился, но не проходит контрольные соотношения. Что делать?

Сначала прочитайте протокол: ФНС сверяет 6-НДФЛ с РСВ, уведомлениями по ЕНП и перечислениями. Типовые причины — расхождение баз с РСВ из-за необлагаемых выплат, несовпадение строк 021–026 с поданными уведомлениями, отрицательные суммы из-за перерасчётов. Исправлять нужно не цифры в отчёте вручную, а первичные документы в базе, после чего перезаполнить расчёт. Ручные правки дадут расхождение при следующей сверке с регистрами.

Можно ли заполнить 6-НДФЛ в ЗУП вручную?

Технически да — все ячейки доступны для редактирования, жёлтые правятся напрямую, зелёные пересчитываются. Но это крайняя мера для разовых корректировок: ручные данные не связаны с регистрами, и при перезаполнении они затрутся. Если приходится править отчёт руками каждый квартал — это сигнал о системной ошибке в учёте, которую дешевле устранить один раз.

Заключение

6-НДФЛ в 1С:ЗУП заполняется без проблем, когда в порядке три вещи: актуальный релиз программы, корректная регистрация в налоговом органе и полная цепочка документов «начисление — ведомость — выплата». Пустой отчёт — это почти всегда не сбой программы, а сигнал о пробеле в учёте. Найти его помогают штатные отчёты «Анализ НДФЛ» и «Проверка раздела 2».

Если разобраться самостоятельно не получается, а до 27 июля — срока сдачи за полугодие — времени всё меньше, подключите специалистов «Софт Онлайн». Мы официальный 1С:Франчайзи: проверим базу, восстановим учёт НДФЛ, обновим конфигурацию и настроим сдачу отчётности прямо из программы. Полный перечень работ — на странице услуг 1С:Франчайзи, а если вы только выбираете программу для расчёта зарплаты и кадрового учёта — загляните в каталог программ 1С. Оставьте заявку на странице контактов — поможем сдать 6-НДФЛ вовремя и без штрафов.