6-НДФЛ в 1С:ЗУП в 2026 году: заполнение по строкам, КБК, сквозной пример и проверка за 5 отчётов

Коротко: 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года сдают не позднее 26.10.2026. Форма — приказ ФНС России № ЕД-7-11/649@ в действующей редакции, код по КНД 1151100. В Разделе 1 шесть строк 021–026 по шести срокам перечисления квартала, в Разделе 2 — отдельный лист на каждую пару «ставка + КБК». Главное контрольное соотношение: строка 020 = строка 160. Опоздание с расчётом, по которому есть налог к уплате, — 1000 ₽ за каждый полный и неполный месяц, с 21-го рабочего дня просрочки — блокировка счёта; за просрочку отчётности без суммы к уплате с 26.06.2026 не штрафуют.

Какая форма 6-НДФЛ действует в 2026 году и что в ней менялось?

Расчёт сдаётся по форме из приказа ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, код по КНД 1151100. Форму правили — в частности, приказом ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@: Раздел 1 перестроили под шесть сроков перечисления вместо четырёх строк 021–024, которые применялись в 2023 году. Отдельного бланка «6-НДФЛ образца 2026 года» нет. На август 2026 года новую форму не утверждали, расчёт сдаётся по действующей редакции приказа ЕД-7-11/649@. Быстрая проверка бланка в ЗУП: код 1151100 в левом верхнем углу печатной формы.

Хронология изменений, которые до сих пор определяют заполнение:

• с 01.01.2023 — доход в виде зарплаты признаётся на дату выплаты, НДФЛ удерживается и с аванса;
• с 01.01.2024 — два расчётных периода внутри месяца (1–22 и 23-е — последнее число) и, соответственно, шесть сроков перечисления в квартале;
• с 01.01.2025 — пятиступенчатая шкала 13/15/18/20/22 % по трудовым доходам, отдельные ставки 13 и 15 % по дивидендам, новые КБК под каждую ступень, детские вычеты 1400 / 2800 / 6000 ₽ и предельный доход 450 000 ₽;
• с 01.01.2026 — сам бланк расчёта, сроки его сдачи и шесть сроков перечисления сохранились, но заполнение затронули сопутствующие новации. Приказом ФНС России от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@ обновлены перечни кодов видов доходов и вычетов (приложения № 1 и № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@) — часть кодов добавлена, часть исключена, и применяются они в справках в составе годового расчёта. Коды статуса налогоплательщика обновились отдельно и другим документом: письмом ФНС России от 30.12.2025 № БС-4-11/11826@ направлены дополнительные рекомендуемые коды к приложению № 5 Порядка заполнения расчёта (приказ ЕД-7-11/649@) — 0 (налогоплательщик, имеющий статус иностранного агента) и 9 (гражданин и налоговый резидент государства — члена ЕАЭС, получающий доходы от трудовой деятельности в РФ и не являющийся налоговым резидентом РФ). Приказом эти коды не утверждались, но применяются они к периодам с 01.01.2026, и заполнить справки за 2026 год по таким физлицам без них корректно не получится. Действует новый перечень КБК на 2026 год (приказ Минфина России от 10.06.2025 № 70н). Повышен лимит не облагаемой НДФЛ материальной помощи при рождении ребёнка. Так что «года без новаций» не вышло: форма прежняя, а справочники, коды и КБК обновились — и именно они определяют корректность заполнения.

Практическое следствие: если конфигурация обновлена до релиза, поддерживающего отчётность за 2026 год, руками в форме править нечего. Что обновлять и с какой периодичностью — разобрано в материале о платформе, конфигурации и отчётности.

Когда сдавать 6-НДФЛ в 2026 году?

Срок сдачи — 25-е число месяца, следующего за отчётным периодом; годовой расчёт — 25 февраля. Если 25-е выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день. В 2026 году сдвиг срабатывает трижды: в апреле, июле и октябре.

Годовой расчёт отличается составом: только к нему прикладывается Приложение № 1 — справки о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ). В квартальных расчётах приложения нет.

Как связаны строки 021–026 и сроки уплаты НДФЛ?

Налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляется не позднее 28-го числа этого же месяца. Налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца. Внутри квартала три месяца и два расчётных периода в каждом — отсюда шесть строк 021–026. Строка 020 заполняется нарастающим итогом с начала года, а сумма строк 021–026 равна налогу только последнего квартала. Совпадают эти две величины лишь в расчёте за 1 квартал.

В конце года действует отдельное правило (п. 6 ст. 226 НК РФ): налог, удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляется не позднее последнего рабочего дня года. По календарю 31 декабря 2026 года — четверг, но постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 «О переносе выходных дней в 2026 году» на этот день перенесён выходной с воскресенья 4 января. Значит, 31.12.2026 — выходной, а последний рабочий день года — среда 30.12.2026. Это и есть крайний срок перечисления декабрьского НДФЛ за период 23–31 декабря и подачи третьего декабрьского уведомления об исчисленных суммах. Декабрьский платёж — единственный, который нельзя откладывать на январь, и в 2026 году запас по нему на день короче, чем показывает календарная дата 31 декабря.

Какой КБК ставить в строках 010 и 105?

Строка 010 Раздела 1 и строка 105 Раздела 2 заполняются одним и тем же КБК: сколько КБК у налогового агента — столько комплектов Разделов 1 и 2 в расчёте. Компания с зарплатой в пределах 2,4 млн ₽ на человека и дивидендами учредителю сдаёт 2 листа; компания с руководителем, перешагнувшим 2,4 млн ₽, и дивидендами — 3 листа: 13 %, 15 %, дивиденды.

Таблица закрывает типовой случай — зарплата по трудовой шкале плюс дивиденды резидентам, — но не исчерпывает все ситуации. Районные коэффициенты и северные надбавки облагаются по собственной двухступенчатой шкале 13/15 % и попадают на отдельные листы Разделов 1 и 2 со своими кодами: 182 1 01 02210 01 1000 110 для ставки 13 % и 182 1 01 02230 01 1000 110 для ставки 15 %; с 2026 года «северную» часть выделяют и из среднего заработка. Дивиденды физлицам-нерезидентам идут не по «дивидендным» кодам 02130/02140: по разъяснениям ФНС в строках 010 и 105 указывается 182 1 01 02010 01 1000 110.

Перечень КБК на очередной финансовый год Минфин утверждает отдельным приказом: на 2026 год и плановый период 2027–2028 годов коды утверждены приказом Минфина России от 10.06.2025 № 70н. Коды 02150 / 02160 / 02170 под ступени 18/20/22 % появились раньше — приказом Минфина России от 13.11.2024 № 165н и применяются с 01.01.2025. Перед отправкой платежа и расчёта сверьте код в действующей на 2026 год редакции перечня КБК — и убедитесь, что классификатор КБК в базе обновлён вместе с конфигурацией. В ЗУП 3.1 код подставляется автоматически из справочника, поэтому ошибка в строке 105 почти всегда означает устаревший релиз, а не ручной ввод.

Как заполняется 6-НДФЛ в 1С:ЗУП: сквозной пример за 9 месяцев 2026 года

ООО «Пример», 5 сотрудников, ставка 13 %, КБК 182 1 01 02010 01 1000 110. Выплаты равномерные: аванс 180 000 ₽ (21-е число) и окончательный расчёт 270 000 ₽ (7-е число следующего месяца), итого 450 000 ₽ в месяц. У одного сотрудника двое детей: вычет 1400 + 2800 = 4200 ₽ в месяц, доход 90 000 ₽ в месяц, предел 450 000 ₽ достигнут в мае — значит, вычет предоставлен за январь–май, 21 000 ₽ за год. 25.09.2026 выплачена премия 60 000 ₽.

Раздел 2: нарастающим итогом с 01.01.2026

Арифметика проверяется в уме: 4 089 000 × 0,13 = 531 570. Строка 120 больше суммы окладов ровно на премию — 4 050 000 + 60 000. Строки 161–166 и 191–196 расшифровывают удержанный и возвращённый налог по тем же шести срокам, что и 021–026.

Раздел 1: III квартал по срокам

Сентябрьские выплаты распределяются так: 07.09 — окончательный расчёт за август 270 000 ₽ (налог 35 100 ₽) и 21.09 — аванс за сентябрь 180 000 ₽ (налог 23 400 ₽) попадают в период 1–22 сентября, то есть в строку 025: 58 500 ₽. Премия 25.09 (налог 7 800 ₽) попадает в период 23–30 сентября — строка 026. Вычетов в сентябре нет: предел 450 000 ₽ у сотрудника исчерпан ещё в мае.

Сумма 021–026 = 183 300 ₽ — это налог только III квартала (1 410 000 × 13 %), и со строкой 020 она совпадать не обязана. Совпадать обязаны 020 и 160: 531 570 = 531 570. Если цикл начислений и выплат в базе выстроен по порядку, цифры сходятся автоматически — последовательность документов разобрана в пошаговом цикле расчёта зарплаты в 1С.

Как проверить 6-НДФЛ в ЗУП за пять отчётов?

По замерам нашей сервисной службы на базах до 100 сотрудников полный прогон этих пяти отчётов занимает 40–60 минут — это и есть реальный бюджет времени на проверку квартального расчёта. Порядок важен: каждый следующий отчёт сужает зону поиска.

1. Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода — сверяет исчисленный и удержанный налог помесячно. Здесь видно, в каком именно месяце разошлись 140 и 160.
2. Контроль сроков уплаты НДФЛ — раскладывает удержанный налог по шести срокам квартала. Именно этот отчёт должен построчно совпасть с 021–026.
3. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — точка входа, когда расхождение локализовано до месяца: показывает доход, вычет, исчисленный и удержанный налог по конкретному человеку и документу.
4. Встроенная проверка контрольных соотношений в форме отчёта (кнопка «Проверка» → «Проверить контрольные соотношения») — ловит внутреннюю арифметику формы до отправки в ИФНС.
5. Ведомости на выплату за квартал — все ли проведены и все ли имеют статус выплаты. Непроведённая или неоплаченная ведомость не создаёт удержанного налога и обрушивает строку 160.

Если расчёт вообще не формируется или отчёт открывается пустым — это отдельный класс проблем: релиз, настройки учётной политики, регистры накопления. Диагностика по шагам собрана в разборе почему не формируется 6-НДФЛ в 1С.

Что делать, если строка 160 меньше строки 140?

Расхождение 160 < 140 означает: налог исчислен, но не удержан. Форма при этом заполнится и отправится — а ИФНС увидит недоимку и запросит пояснения. Четыре причины, которые дают такую картину, и что смотреть в базе:

• Ведомость не проведена или не отмечена как выплаченная. Проверяется списком документов «Ведомость в банк / в кассу» за квартал с отбором по статусу.
• Доход выплачен вне ведомости — например, натуральный доход или подарок проведён документом «Доход в натуральной форме» без последующего удержания при денежной выплате. Тогда часть налога законно уходит в строку 170.
• Сотрудник уволен в середине периода, и последняя выплата прошла раньше, чем был доначислен доход. Нужен перерасчёт и корректировка.
• Вычет применён задним числом и изменил исчисленный налог после того, как удержание уже прошло. Классический сценарий с отпускными разобран в материале о том, почему ЗУП не видит вычет, предоставленный отпускными.

Обратная ситуация — 160 > 140 — почти всегда означает излишне удержанный налог: он должен быть отражён в строке 180, а после возврата сотруднику — в строке 190 и в строке 030 Раздела 1.

Какой штраф за просрочку и ошибки в 6-НДФЛ?

За несданный вовремя расчёт — 1000 ₽ за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Месяц просрочки отсчитывается именно от дня, установленного для представления расчёта, а не от начала календарного месяца — так это разъяснила ФНС в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515. Пример: расчёт за 9 месяцев 2026 года при сроке 26.10.2026 отправлен 15 декабря. Первый полный месяц истекает 26.11.2026, оставшийся отрезок до 15.12.2026 образует второй, неполный месяц — штраф 2000 ₽. Инспекция вправе ещё и приостановить операции по счетам, если расчёт не сдан в течение 20 рабочих дней после срока (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). За недостоверные сведения — 500 ₽ за каждый документ с ошибкой (ст. 126.1 НК РФ), за неудержание или неперечисление налога — 20 % от суммы (ст. 123 НК РФ).

Важно: с середины 2026 года эта картина смягчена Федеральным законом от 26.06.2026 № 201-ФЗ. С 26.06.2026 не привлекают к ответственности за просрочку отчётности, по которой нет суммы к уплате, — освобождение распространяется в том числе на нулевые 6-НДФЛ и РСВ. У нормы есть обратная сила: если штраф за такую просрочку уже начислен, но ещё не взыскан, санкция снимается — есть смысл сверить сальдо ЕНС и обратиться в инспекцию со ссылкой на закон. При этом отмена штрафа не отменяет саму обязанность отчитаться: право приостановить операции по счетам за непредставление расчёта у ИФНС сохранилось, и нулевая форма от блокировки не защищает автоматически.

Остальные положения закона применяются с 26.07.2026 и меняют процедуру: решение о штрафе за просрочку выносится в сокращённый срок — 5 рабочих дней; санкции можно избежать, представив уточнённый расчёт до того, как решение вынесено; документы, подтверждающие смягчающие обстоятельства, разрешено подавать одновременно с самим расчётом, не дожидаясь акта. Дополнительно с 04.07.2026 утратила силу ст. 15.5 КоАП РФ — отдельного административного штрафа на руководителя или главного бухгалтера за просроченную отчётность больше нет. Поэтому проверять актуальность санкций по 6-НДФЛ сейчас нужно не по прошлогодним памяткам, а по действующей редакции НК РФ.

Штраф по ст. 126.1 НК РФ не применяется, если налоговый агент подал уточнённый расчёт до того, как инспекция обнаружила ошибку. С 26.07.2026 близкая логика распространена и на просрочку: уточнённый расчёт, поданный до вынесения решения, снимает и этот штраф. Отсюда и главный аргумент в пользу самостоятельной сверки: цена ошибки после камералки выше цены её поиска до отправки.

Пять ошибок в 6-НДФЛ, которые ЗУП не подсветит

1. Аванс, выплаченный 22-го и 23-го числа, отнесён в один срок. Граница проходит строго по дате выплаты: 22-е — ещё первый период, 23-е — уже второй. Ошибка сдвигает суммы между 021 и 022 при верном итоге.
2. Дивиденды учтены на листе с трудовой ставкой. С 2025 года у дивидендов свои ставки и свои КБК — это отдельный лист Раздела 2.
3. Разные ОКТМО объединены в один расчёт. По каждому ОКТМО сдаётся свой расчёт; обособленные подразделения не суммируются с головной организацией.
4. Возврат налога отражён в 190, но забыт в строке 030. Контрольное соотношение 030 = 190 нарушается, и расчёт уходит с расхождением.
5. Перерасчёт прошлого квартала не попал в уточнёнку. Изменение дохода за июль, сделанное в октябре, требует корректировки расчёта за 9 месяцев, а не «размазывания» по годовому.

Если такие сверки съедают у бухгалтерии по 2–3 дня в квартал, есть смысл посчитать альтернативу: методика расчёта часов и ставок приведена в материале о стоимости часа специалиста по 1С, а состав работ — в разделе услуг 1С:Франчайзи.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, если выплат не было?

Если в течение года не было ни одной выплаты физлицам, обязанности налогового агента не возникает и расчёт не сдаётся. Безопаснее направить в ИФНС письмо в свободной форме — иначе инспекция может ждать отчёт и приостановить операции по счетам. Если хотя бы одна выплата в году была, расчёт сдаётся за все последующие периоды года, потому что Раздел 2 заполняется нарастающим итогом.

В какой расчёт попадёт зарплата за декабрь 2025 года, выплаченная 12 января 2026 года?

В расчёт за 1 квартал 2026 года. Доход в виде зарплаты признаётся на дату выплаты, поэтому вся сумма войдёт в строку 120 Раздела 2 за 2026 год, а налог — в строку 021 Раздела 1 (период 1–22 января, срок перечисления 28.01.2026). В расчёте за 2025 год эта выплата не отражается вообще.

Всегда ли строка 140 должна совпадать со строкой 160?

Нет. Совпадение обязательно только между строками 020 и 160. Строки 140 и 160 расходятся законно, если часть налога не удержана — например, при натуральном доходе или подарке без последующих денежных выплат: тогда разница отражается в строке 170. Если же 160 меньше 140 при обычных денежных выплатах, это ошибка учёта, а не особенность формы.

Как подать уточнённый 6-НДФЛ и что в нём заполнять?

Уточнённый расчёт подаётся по той же форме за тот же период с номером корректировки 1, 2 и далее на титульном листе. Заполняется полностью, а не только исправленные строки: Раздел 1 и Раздел 2 приводятся целиком в верных значениях. Если ошибка касалась ОКТМО или КБК, подаются два расчёта — нулевой по ошибочному реквизиту и полный по верному.

Нужно ли прикладывать справки о доходах к квартальному 6-НДФЛ?

Нет. Приложение № 1 — справки о доходах и суммах налога физического лица (бывшая форма 2-НДФЛ) — подаётся только в составе годового расчёта. В расчётах за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев его нет. Годовой расчёт за 2026 год со справками сдаётся не позднее 25.02.2027.

При какой численности 6-НДФЛ можно сдать на бумаге?

На бумаге расчёт вправе сдать налоговый агент, у которого численность физлиц, получивших доходы, за налоговый период составила 10 человек и менее. При 11 и более — только в электронной форме по ТКС. Нарушение формы подачи считается отдельным нарушением, поэтому при численности на границе 10/11 человек её проверяют до отправки.

Как в 1С:ЗУП посмотреть, из чего сложилась сумма в строке 021?

Встать курсором на ячейку строки 021 в форме отчёта и нажать кнопку Расшифровать — 1С покажет список документов-оснований с датами выплаты и суммами налога. Альтернативный путь — отчёт Контроль сроков уплаты НДФЛ с периодом, ограниченным первым и двадцать вторым числом первого месяца квартала: он даёт ту же выборку в разрезе сотрудников.