1С:ЗУП 3.1 для начинающих: пошаговый обзор основных операций в 2026 году

Первое знакомство с 1С:ЗУП 3.1 часто пугает: десятки журналов, незнакомые термины, кадровый и расчётный блоки вперемешку. А на деле 90% повседневной работы укладывается в полтора десятка операций, которые повторяются из месяца в месяц. Здесь мы в «Софт Онлайн» разложили базовый маршрут новичка: от первого запуска базы до сдачи отчётности. Все примеры и цифры — актуальные на июнь 2026 года, чтобы вы не считали зарплату по устаревшим лимитам. Если вы только выбираете программу, загляните в каталог программ 1С — там есть и базовая, и ПРОФ-версии ЗУП.

С чего начать: первичная настройка базы

Прежде чем вводить хоть одного сотрудника, программу нужно «познакомить» с вашей организацией. Это раздел Настройка → Организации и Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь закладывается фундамент: ошибётесь на старте — будете переделывать расчёты задним числом.

Минимальный чек-лист первичной настройки:

• Реквизиты организации — ИНН, КПП, регистрация в ИФНС и СФР, ОКТМО. Без них не сформируются отчёты.
• Учётная политика — тариф страховых взносов (общий или льготный), система налогообложения.
• Производственный календарь — проверьте, что загружен календарь на 2026 год, иначе нормы времени посчитаются неверно.
• Начисления и удержания — какие виды начислений вы используете (оклад, премия, надбавки).
• Подразделения и должности — штатная структура, по которой будете нанимать людей.

Совет из практики: сразу включите штатное расписание (Настройка → Кадровый учёт), если у вас больше 5–7 сотрудников. Оно дисциплинирует кадровика и не даёт принять человека на «несуществующую» ставку. Для микрокомпании из 2–3 человек штатку можно отключить — будет меньше лишних движений.

Кадровый учёт: приём, перемещение, увольнение

Кадровый блок — это «дверь», через которую сотрудник попадает в расчёт. Все операции находятся в разделе Кадры.

Приём на работу

Документ Приём на работу фиксирует дату, подразделение, должность, оклад и график. Обратите внимание на оклад: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ нельзя игнорировать.

По официальным данным, с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц — это на 20,7% больше показателя 2025 года (22 440 рублей). Если сотрудник отработал полную норму времени, его начисленная зарплата за месяц не может быть ниже этой суммы.

• МРОТ считается до удержания НДФЛ — на руки при стандартной ставке 13% выйдет около 23 570 рублей.
• В ряде регионов действует повышенный региональный МРОТ: например, в Москве на 2026 год закреплена минимальная зарплата 39 730 рублей.
• В северных районах к МРОТ дополнительно начисляются районные коэффициенты и надбавки.

Кадровое перемещение и увольнение

Перевод на другую должность или изменение оклада оформляется документом Кадровый перевод, а расторжение договора — документом Увольнение, который сразу рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь новички чаще всего ошибаются с датами: дата увольнения — это последний рабочий день, и именно по ней программа считает остаток отпуска.

Отдельная тема — учёт времени отдыха. Если вы только осваиваете отпуска, разберитесь с нестандартными ситуациями заранее: про дополнительный отпуск и отзыв из отпуска в 1С:ЗУП мы написали отдельный разбор с расчётами и типовыми ошибками.

Начисление зарплаты: главный документ месяца

Сердце программы — документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата). Это «генеральная репетиция» месяца: ЗУП собирает все начисления, считает НДФЛ, страховые взносы и удержания в одном документе.

Порядок действий новичка:

1. Сначала введите все отклонения за месяц: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Они влияют на сумму оклада.
2. Создайте документ Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц и нажмите Заполнить.
3. Проверьте вкладки: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания.
4. Сверьте итоги с аналитикой по сотрудникам — нет ли «нулевых» или подозрительно больших сумм.

Про страховые взносы важно помнить про предельную базу. В 2026 году единая предельная величина базы для исчисления страховых взносов составляет 2 979 000 рублей — это примерно на 8% больше, чем 2 759 000 рублей в 2025 году. До достижения этого лимита по сотруднику взносы начисляются по тарифу 30%, а с сумм сверх базы — по 15,1%. В пересчёте на месяц порог превышения наступает при зарплате около 248 250 рублей. ЗУП всё это считает автоматически нарастающим итогом, но логику понимать полезно — иначе вы не заметите ошибку, если тариф в учётной политике задан неверно.

Подробный сквозной пример мы разобрали в отдельной инструкции — начисление и выплата зарплаты в 1С:ЗУП 8.3: там показан каждый клик от заполнения до ведомости.

Выплата зарплаты: аванс, ведомости и НДФЛ

После начисления деньги нужно выплатить. В ЗУП за это отвечают документы-ведомости: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика.

Аванс и окончательный расчёт

С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате — и с аванса, и с зарплаты. Порядок уже привычный, но новички по старой памяти иногда удивляются, почему аванс «похудел». В ЗУП есть несколько способов расчёта аванса:

• Фиксированной суммой — самый простой, подходит для стабильных окладов.
• Процентом от тарифа — например, 40% оклада.
• Расчётом за первую половину месяца — самый точный, учитывает реально отработанное время.

Способ задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации. Советую «расчёт за первую половину месяца»: он снижает риск переплаты, если человек заболел или ушёл в отпуск во второй половине.

Контроль НДФЛ

Перед формированием ведомости откройте отчёт по удержанному НДФЛ. Удержанный налог должен совпадать с тем, что попадёт в уведомление и в отчётность. Любое расхождение — повод не выплачивать зарплату, пока не разберётесь. О том, как корректно собрать итоговый отчёт, читайте в материале про 6-НДФЛ в 1С:ЗУП — там же разобрано, что делать, если отчёт не заполняется.

Отчётность из ЗУП: что и куда сдавать

ЗУП формирует почти всю «зарплатную» отчётность автоматически — нужно лишь вовремя заполнить и проверить. Основные формы:

Отчёт	Куда	Периодичность
6-НДФЛ	ФНС	Ежеквартально + годовой
РСВ (расчёт по страховым взносам)	ФНС	Ежеквартально
Персонифицированные сведения о физлицах	ФНС	Ежемесячно
ЕФС-1 (подразделы по стажу, кадровым событиям, взносам на травматизм)	СФР	По событиям / периодам
Уведомление об исчисленных суммах	ФНС	По срокам уплаты

Практические советы по отчётности:

• Сдавайте отчёты через ЭДО прямо из ЗУП — это быстрее и исключает ручной перенос файлов. Если оператор ещё не подключён, посмотрите наш гид по ЭДО в 1С: подключение, стоимость и выбор оператора.
• Перед отправкой используйте встроенную проверку контрольных соотношений — ЗУП подсветит расхождения до того, как их найдёт инспекция.
• Кадровые события (приём, увольнение, перевод) в подраздел ЕФС-1 нужно подавать оперативно, не дожидаясь конца квартала.

Особый случай — взносы за руководителя без зарплаты. С 2026 года для директора действует минимальная база не ниже одного МРОТ, даже если деятельность не велась. Эту тонкость мы подробно разобрали в статье про взносы за директора без зарплаты в 1С:ЗУП.

Типовые ошибки новичков и как их избежать

За годы внедрений мы собрали «коллекцию» одних и тех же граблей, на которые наступают новички в ЗУП. Вот самые частые:

• Не загружен актуальный производственный календарь. Норма времени считается неверно, оклад «плывёт». Проверяйте календарь на 2026 год при первом запуске.
• Оклад ниже МРОТ. При полной норме времени начисление меньше 27 093 рублей — прямой повод для претензий трудовой инспекции.
• Отклонения вводят после начисления зарплаты. Сначала больничные и отпуска, потом документ начисления — иначе придётся пересчитывать.
• Путают дату документа и дату события. Особенно при увольнении и кадровых переводах.
• Не делают резервную копию. Перед массовым перерасчётом или обновлением обязательно сохраните базу. Как организовать это правильно — в нашем разборе про резервное копирование 1С и отдельно про резервное копирование базы 1С: как часто делать и сколько стоит потеря данных.
• Командировки оформляют «вручную» начислениями. В ЗУП есть отдельный документ — он сам считает средний заработок. Подробности в статье про командировку в 1С:ЗУП с оплатой выходных дней.

Отдельно про производительность. Файловая база нормально тянет небольшую компанию, но при росте штата и числа пользователей начинаются «тормоза» в расчёте зарплаты. Когда пора переходить на SQL — мы подробно разобрали в материалах о выборе между клиент-серверной и файловой базой 1С и о том, когда нужен SQL и сколько это стоит.

Что делать, когда базовых операций станет мало

Освоив базовый маршрут, вы покрываете повседневные задачи бухгалтера и кадровика. Но бизнес растёт, и рано или поздно встают новые вопросы.

• Перенос данных. При смене программы или объединении баз важно сохранить историю начислений и сотрудников. Как это сделать без потерь — в гайде про перенос данных в 1С:Бухгалтерию и ЗУП.
• Синхронизация с бухгалтерией. ЗУП обычно работает в связке с 1С:Бухгалтерией. Если вы ещё выбираете её редакцию, сравните базовую, ПРОФ и КОРП-версии 1С:Бухгалтерии.
• Масштабирование. Для крупного производства или холдинга расчёт зарплаты выносится в 1С:ERP вместе со всем учётом.
• Сопровождение. Обновления, консультации и настройка под ваши задачи — это услуги 1С:Франчайзи, которыми занимается «Софт Онлайн».

Если вы только выбираете партнёра для внедрения, обратите внимание на наш чек-лист: как выбрать франчайзи 1С по семи критериям. А сложные задачи по учёту закрывает направление автоматизации бизнеса.

Частые вопросы (FAQ)

Чем 1С:ЗУП отличается от блока зарплаты в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии есть упрощённый расчёт зарплаты — он подходит для штата примерно до 60 человек с простыми начислениями. ЗУП же рассчитан на полноценный кадровый и расчётный учёт: сложные графики, надбавки, северные коэффициенты, развёрнутую отчётность в СФР. Если у вас сменная работа, вредные условия или большой штат — нужен именно ЗУП.

Какой МРОТ нужно учитывать при настройке окладов в 2026 году?

Федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля. Но если в вашем регионе действует повышенный региональный МРОТ (в Москве, например, 39 730 рублей), ориентироваться нужно на него, плюс районные коэффициенты для северных территорий. Оклад при полной норме времени не должен быть ниже применимого минимума.

Нужно ли вручную следить за предельной базой по страховым взносам?

Нет, ЗУП отслеживает её автоматически нарастающим итогом по каждому сотруднику. В 2026 году предельная база — 2 979 000 рублей; до неё взносы по тарифу 30%, сверх — 15,1%. Ваша задача — правильно указать тариф организации в учётной политике, остальное программа посчитает сама.

Как часто нужно обновлять 1С:ЗУП?

Зарплатные программы обновляются чаще остальных, потому что законодательство и формы отчётности меняются регулярно. Практическое правило — ставить обновления перед формированием отчётности и каждый раз перед этим делать резервную копию базы. На сопровождении этим занимается партнёр.

С чего лучше начать новичку, чтобы не запутаться?

С трёх базовых сценариев: приём сотрудника, начисление зарплаты за месяц, выплата и формирование 6-НДФЛ. Отработайте этот цикл на тестовой базе, а уже потом добавляйте больничные, отпуска и командировки. Так вы увидите всю логику программы «от события к деньгам и отчёту».

Заключение

1С:ЗУП 3.1 кажется сложной только до первого закрытого месяца. Освоив базовый маршрут — настройка, приём сотрудника, начисление, выплата и отчётность, — вы закроете большинство повседневных задач. Главное на старте: загрузить актуальный календарь 2026 года, не опускать оклад ниже МРОТ (27 093 рубля) и всегда делать резервную копию перед серьёзными операциями.

Если хотите внедрить ЗУП без ошибок, настроить расчёт под специфику вашей компании или перенести данные из старой программы — мы в «Софт Онлайн», официальном партнёре 1С:Франчайзи, поможем на каждом этапе. Оставьте заявку на странице контактов или посмотрите доступные конфигурации в каталоге программ 1С — подберём решение под ваш бизнес и обучим команду.