Графики работы и суммированный учёт времени в 1С:ЗУП: настройка за 9 шагов, учётный период до 12 месяцев и 8 причин расхождения табеля (2026)

Коротко: суммированный учёт в 1С:ЗУП 3.1 включается в карточке графика: Настройка → Графики работы сотрудников → флажок «Суммированный учёт рабочего времени»; там же выбирается, от какой базы считать норму при расчёте переработок — по производственному календарю или по данным самого графика. Продолжительность учётного периода — месяц, квартал, полугодие или год — закрепляют в локальном нормативном акте и указывают в документе «Регистрация переработок». По ст. 104 ТК РФ период не может превышать один год, а на работах с вредными и опасными условиями — три месяца. Сверхурочные программа определяет только по итогам периода тем же документом «Регистрация переработок»: первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Сменный производственный участок, круглосуточная охрана, розница с плавающими выходными, диспетчерская служба — во всех этих случаях норма «40 часов в неделю» из ст. 91 ТК РФ физически не выдерживается по каждой отдельной неделе. Выход один: суммированный учёт, когда норма выравнивается на длинном горизонте. В 1С:ЗУП механизм есть, но сам собой он не включается — его собирают из четырёх сущностей: производственного календаря, графика работы, кадровых документов и документов учёта времени. Ниже — как связать их так, чтобы табель, расчётный листок и требования ТК РФ сходились без ручных пересчётов.

В статье

• кому нужен суммированный учёт и что закрепить в документах до настройки программы;
• как устроен справочник графиков в 1С:ЗУП 3.1 и чем цикл отличается от дней недели;
• пошаговая настройка суммированного учёта — 9 действий;
• сравнение четырёх режимов учёта времени и трёх версий ЗУП;
• что программа считает сама, а что придётся вводить документами;
• 8 ошибок, из-за которых часы в табеле не совпадают с оплатой;
• чек-лист по графикам на 2026 год.

Кому нужен суммированный учёт: 5 признаков и правовая рамка

Прежде чем открывать программу, ответьте на вопрос: у вас действительно другой режим труда или просто неудобный график? Суммированный учёт вводят, когда выполняется хотя бы одно условие:

• смены длятся 11, 12 или 24 часа — уложиться в 8-часовой день невозможно;
• работа идёт по циклу 2/2, 3/3, «сутки через трое», и выходные не привязаны к субботе и воскресенью;
• производство или сервис работает непрерывно, включая нерабочие праздничные дни;
• сотрудники заняты на вахте или в разъездном режиме;
• интенсивность сезонная: в один месяц переработка, в другой — недоработка.

Правовая рамка задаётся тремя статьями. Ст. 104 ТК РФ разрешает учётный период до одного года (для вредных и опасных условий труда — до трёх месяцев, увеличение до года возможно только через отраслевое соглашение и коллективный договор). Ст. 103 ТК РФ требует довести график сменности до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие. Ст. 99 ТК РФ ограничивает сверхурочную работу: не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год на человека — это императивный предел, увеличить его локальными актами нельзя.

Организационный момент, о который спотыкаются чаще всего: сама по себе настройка в 1С законной систему учёта не делает. Режим рабочего времени и учётный период закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре и трудовом договоре. Программа только считает. Если внутреннего регламента по учёту времени нет, соберите его по той же схеме, что и рабочую инструкцию по 1С — короткий документ, где описаны роли, сроки закрытия табеля и ответственные.

Как устроены графики работы в 1С:ЗУП 3.1

Справочник живёт в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Каждый график — это шаблон, по которому программа разворачивает часы на календарный год. Поля карточки, от которых зависит расчёт:

• Способ заполнения. «По дням недели» — для пятидневки, шестидневки, неполного времени. «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков: задаёте длину цикла в днях (4 дня для 2/2, 6 дней для 3/3, 4 дня для «сутки через трое») и часы внутри цикла.
• Вид рабочего времени. Явка, ночные, вечерние часы. Если смена переходит через полночь, часы с 22:00 до 06:00 должны выделяться отдельным видом времени — иначе доплата по ст. 154 ТК РФ не начислится.
• Учитывать праздничные дни. Для непрерывных производств флажок снимают: смена в праздник отрабатывается по графику, но оплачивается по особым правилам.
• Норма времени. Два варианта: «по данным графика» или «по производственному календарю» (40-часовая неделя). Это поле определяет, от какой базы считается часовая ставка при окладной системе.
• Суммированный учёт рабочего времени. Флажок включает режим и открывает выбор базы для расчёта переработок — по производственному календарю или по данным самого графика. Продолжительность учётного периода в карточке графика не задаётся: она закрепляется локальным нормативным актом и указывается в документе «Регистрация переработок».

Отдельно проверьте производственный календарь: Настройка → Производственные календари. Именно он даёт норму часов и переносы выходных. Если календарь на текущий год не заполнен, все графики развернутся с ошибками, а диагностика такого сбоя идёт по тому же протоколу, что и любая типовая ошибка в 1С: сначала данные, потом настройки, потом релиз.

Настройка суммированного учёта за 9 шагов

1. Проверьте производственный календарь. Настройка → Производственные календари → календарь РФ на нужный год → «Заполнить по умолчанию». Сверьте переносы выходных и предпраздничные дни: по ст. 95 ТК РФ рабочий день перед нерабочим праздничным сокращается на один час.
2. Включите почасовую оплату, ночные и вечерние часы и переработки. Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Почасовая оплата»: флажки применения почасовой оплаты, ночных и (если применимо) вечерних часов, а также «Переработки при суммированном учёте времени». Без них не появятся ни виды времени в графике, ни документ регистрации переработок.
3. Создайте график. Настройка → Графики работы сотрудников → Создать. Задайте наименование так, чтобы в нём читался режим: «2/2 по 12 ч, ночные, суммированный, год».
4. Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и укажите длину цикла. Для 2/2 — 4 дня: два рабочих по 11 или 12 часов и два выходных.
5. Установите флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и выберите, от какой базы считать норму при расчёте переработок — по производственному календарю или по данным графика. Сам учётный период (месяц, квартал, полугодие или год) закрепите приказом и локальным нормативным актом: в программе он указывается позже, в документе «Регистрация переработок». Год даёт максимальное выравнивание сезонности, квартал — более быстрый расчёт переработок.
6. Выделите ночные часы в графике. Ночным по ст. 96 ТК РФ считается период с 22:00 до 06:00: в цикле графика укажите, сколько часов каждой смены на него приходится. Доплата — не менее 20% часовой ставки за каждый час ночной работы; именно этот минимум подставлен в программе по умолчанию.
7. Заполните график на год кнопкой заполнения и визуально проверьте декабрь: часто цикл обрывается на 31 декабря, и январь следующего года остаётся пустым.
8. Привяжите график к сотруднику. График указывается в приёме на работу, кадровом переводе или в позиции штатного расписания. Как заполнить карточку и не потерять реквизиты, разобрано в материале про приём сотрудника в 1С:ЗУП.
9. Настройте начисления. При часовой оплате — «Оплата по часовому тарифу», при окладе — начисление с расчётом по часам. Проверьте, что в формуле используется та же норма (график или календарь), что указана в карточке графика.

Сравнение четырёх режимов учёта времени

Параметр	Обычный график 5/2	Суммированный учёт	Гибкое рабочее время	Вахтовый метод
Типичное применение	Офис, бухгалтерия, ИТ	Смены 11–24 ч, непрерывное производство, охрана, розница	Разработка, проектные роли, часть административного персонала	Удалённые объекты, стройка, добыча
Учётный период	Неделя	Месяц, квартал, полугодие или год (не более года по ст. 104 ТК РФ)	Месяц или иной период по ЛНА	Месяц, квартал или год
База нормы	Производственный календарь, 40 ч в неделю	Норма периода по календарю против фактических часов графика	Норма периода при свободном начале и окончании дня	Норма периода с учётом дней междувахтового отдыха
Когда возникают сверхурочные	Сразу за пределами дневной нормы	Только по итогам учётного периода	По итогам учётного периода	По итогам учётного периода
Настройка в 1С:ЗУП	Способ заполнения «по дням недели»	Цикл произвольной длины + флажок суммированного учёта	График с признаком неполного или гибкого времени + индивидуальные графики	Отдельный график + начисления вахтовой надбавки и дней в пути
Что закрепить в документах	ПВТР	ПВТР, коллективный и трудовой договор, приказ об учётном периоде	Трудовой договор, ПВТР	Положение о вахтовом методе, трудовой договор

Строка «когда возникают сверхурочные» — главная причина споров с работниками. При суммированном учёте переработка в отдельно взятой смене сверхурочной не является: она может быть компенсирована недоработкой в другом месяце того же учётного периода.

Сверхурочные, ночные и праздничные: что ЗУП считает сам

Разграничим зоны ответственности программы и расчётчика.

• Ночные и вечерние часы ЗУП выделяет автоматически — при условии, что вид времени задан в графике, а соответствующие флажки включены на вкладке «Почасовая оплата» в настройке состава начислений и удержаний. Доплата — не менее 20% часовой ставки за каждый ночной час.
• Работа в выходные и нерабочие праздничные дни оформляется документом «Работа в выходные и праздники». Оплата — не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ) либо в одинарном с предоставлением дня отдыха по заявлению работника.
• Сверхурочные при суммированном учёте вводятся документом «Регистрация переработок» — раздел Зарплата → Учёт времени. Документ создаётся в последнем месяце учётного периода, до начисления зарплаты за этот месяц; в нём указывается сам учётный период, а программа сопоставляет фактически отработанные часы с нормой периода и распределяет разницу на оплату в полуторном и двойном размере. В расчёт попадают только те интервалы, когда сотрудник работал по графику с установленным признаком суммированного учёта.
• Табель (форма Т-13) вводится только при отклонениях от графика. Если сотрудник отработал ровно по графику, документ не нужен: часы возьмутся из графика автоматически.
• Недоработка не по вине работника — это простой, а не повод урезать оплату; оформляется отдельным документом.

Нюанс, который стоит держать в голове при закрытии периода: часы, уже оплаченные в повышенном размере как работа в праздничный день, не должны повторно попадать в расчёт сверхурочных. Двойной счёт — самая частая претензия при проверке расчётных листков.

Отдельно про изменение правил: с 1 сентября 2024 года порядок оплаты сверхурочной работы уточнён — в расчёт повышенной оплаты включаются компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только тарифная часть. Сами размеры оплаты при этом прежние: первые два часа сверхурочной работы — не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). В 1С:ЗУП это отражается в настройке начисления «Оплата сверхурочных часов»: проверьте, какие виды расчёта включены в базу. Если база собрана только из оклада, начисление считается по старой логике.

Базовая, ПРОФ или КОРП: что даёт версия для учёта времени

Механика графиков и суммированного учёта одинакова во всех трёх версиях 1С:ЗУП 3.1 — различия лежат в масштабируемости и HR-надстройках.

Возможность	Базовая	ПРОФ	КОРП
Графики работы, циклы, суммированный учёт	Есть	Есть	Есть
Количество организаций в одной базе	Одна	Не ограничено	Не ограничено
Одновременная работа нескольких пользователей	Нет	Да, по числу лицензий	Да, по числу лицензий
Изменение конфигурации под свои правила	Нет	Да	Да
Клиент-серверный вариант и распределённые базы	Нет	Да	Да
Охрана труда, обучение, кадровый резерв	Нет	Нет	Да
KPI, грейды, бюджетирование ФОТ, компенсационные пакеты	Нет	Нет	Да

Практический вывод: если у вас несколько десятков сменщиков и одно юрлицо — суммированный учёт закроет и Базовая, ограничение вы почувствуете не в графиках, а в невозможности работать вдвоём с кадровиком одновременно. Организаций несколько или нужны доработки под отраслевые правила — ПРОФ. КОРП берут ради HR-контура, а не ради табеля. Актуальный состав поставок и лицензий смотрите в каталоге программ 1С; подобрать конфигурацию под численность и структуру помогут специалисты 1С:Франчайзи «Софт Онлайн».

Чем ЗУП отличается от 1С:Бухгалтерии и как настроить обмен

В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть зарплатный блок, но он рассчитан на простые сценарии: оклад, пятидневка, небольшой штат. Ни сменных циклов, ни суммированного учёта, ни регистрации переработок там нет. Как только появляются графики 2/2 и ночные часы, учёт переносят в ЗУП, а в бухгалтерию передают только результат.

• Что остаётся в ЗУП: графики, табели, кадровые документы, расчёт начислений и удержаний, зарплатная отчётность, персонифицированные сведения.
• Что уходит в бухгалтерию: проводки по отражению зарплаты и взносов, ведомости на выплату, данные для налоговой отчётности.
• Как настроить: Администрирование → Синхронизация данных, план обмена «Бухгалтерия предприятия — Зарплата и управление персоналом». Обязательно сверьте способы отражения зарплаты в бухучёте до первой выгрузки — иначе проводки лягут на неверные счета.
• Данные о явках извне. Показания СКУД и турникетов загружают в табель через обработки загрузки; сопоставление идёт по табельным номерам, поэтому справочник сотрудников должен быть вычищен от дублей.

Ошибки синхронизации обычно вылезают на отчётности: суммы в базе не совпадают с выгруженными. Логика поиска расхождений та же, что при разборе ситуации, когда 6-НДФЛ не заполняется автоматически — идти от регистра к документу. Если не помните, где в бухгалтерии лежит нужная настройка, пригодится карта разделов 1С:Бухгалтерии 3.0.

8 ошибок, из-за которых табель не сходится с расчётом

По опыту сопровождения баз ЗУП это самые частые причины расхождений при суммированном учёте.

1. График не продлён на новый год. Цикл заполнен по 31 декабря, январские смены пустые — сотрудники получают ноль часов.
2. Флажок суммированного учёта не установлен в графике, хотя в ЛНА закреплён годовой период. Периоды работы по такому графику не попадают в расчёт нормы в «Регистрации переработок», и сумма сверхурочных получается неверной.
3. Норма в графике задана «по данным графика», а начисление считает от календаря (или наоборот). Часовая ставка получается разной в разных месяцах.
4. Ночные часы не выделены видом времени. Смена с 20:00 до 08:00 попадает в явку целиком, доплата 20% не начисляется.
5. Праздничные часы учтены дважды — в документе «Работа в выходные и праздники» и в регистрации переработок.
6. Индивидуальный график введён задним числом после расчёта зарплаты, документы не перепроведены.
7. Табель Т-13 вводится на весь штат, а не только на отклонения — часы задваиваются с графиком.
8. Увольнение в середине учётного периода. Переработки нужно зарегистрировать на дату увольнения — документ «Увольнение» рассчитывает их так же, как «Регистрация переработок», иначе часы «зависнут» до конца года и не будут оплачены.

Чек-лист самопроверки перед закрытием периода: сумма часов по графику за период, норма по производственному календарю за тот же период, разница между ними, количество зарегистрированных сверхурочных часов, количество часов в праздники, количество ночных часов. Шесть цифр должны биться между отчётом «Табель учёта рабочего времени» и расчётным листком.

Что проверить в графиках на 2026 год

• Производственный календарь 2026 заполнен в базе и обновлён после последнего релиза — переносы выходных утверждаются отдельным постановлением Правительства, и в старых релизах их может не быть.
• Графики развёрнуты до 31 декабря 2026 года включительно, а сменные циклы стыкуются на границе годов без сдвига.
• Учётный период на 2026 год закреплён приказом до его начала — менять период внутри уже начавшегося периода нельзя.
• База начисления сверхурочных пересобрана с учётом компенсационных и стимулирующих выплат (правило действует с 1 сентября 2024 года).
• Лимит сверхурочной работы в год на человека контролируется: предел по ст. 99 ТК РФ — 120 часов, и он не может быть увеличен коллективным договором или отраслевым соглашением. Заведите отчёт или регламентную проверку по итогам каждого квартала.
• Обновления конфигурации ставятся вовремя. Отставание релиза даёт эффект, знакомый по ситуации, когда в ЗУП не обновились ограничения по доходам для вычетов: расчёт формально работает, но по устаревшим правилам.

Частые вопросы

Можно ли установить учётный период больше года?

Нет. Ст. 104 ТК РФ прямо ограничивает учётный период одним годом. Для занятых на работах с вредными и опасными условиями труда базовый предел — три месяца, и увеличить его до года можно только через отраслевое (межотраслевое) соглашение и коллективный договор. В 1С:ЗУП учётный период указывается в документе «Регистрация переработок» — проследите, чтобы он совпадал с периодом, закреплённым в локальных нормативных актах.

Как посчитать сверхурочные при годовом учётном периоде?

Сравнивается фактически отработанное время за год с нормой по производственному календарю за тот же год, скорректированной на периоды отсутствия (отпуск, больничный). Разница и есть сверхурочные: первые два часа за учётный период оплачиваются не менее чем в полуторном размере, остальные — в двойном. В программе расчёт выполняет документ «Регистрация переработок» в декабре.

Нужно ли вводить табель Т-13, если все работают по графику?

Нет. 1С:ЗУП берёт часы напрямую из графика работы. Документ «Табель» вводится только при отклонениях: командировка, прогул, работа за пределами графика, изменение продолжительности смены. Массовый ввод табеля «на всех» — источник задвоения часов.

Что делать, если сотрудник переведён на другой график в середине месяца?

Оформите кадровый перевод с датой начала действия нового графика. ЗУП разобьёт месяц на два интервала и посчитает норму по каждому. Если перевод оформлен задним числом после расчёта зарплаты, документы начислений нужно перепровести, иначе часы останутся по старому графику.

Поддерживает ли Базовая версия ЗУП сменные графики?

Да, механика графиков, циклов и суммированного учёта в Базовой версии полностью совпадает с ПРОФ. Ограничения Базовой лежат в другой плоскости: одна организация в базе, работа только одного пользователя одновременно, невозможность изменять конфигурацию и использовать клиент-серверный режим.

Что делать дальше

Суммированный учёт — это ��е галочка в программе, а связка из четырёх элементов: локальный нормативный акт, производственный календарь, график с корректным циклом и документы учёта времени. Ошибка в любом из них проявляется не сразу, а в конце учётного периода, когда пересчитывать приходится сотни смен задним числом. Проще потратить день на настройку в начале года, чем декабрь — на разбор расхождений.

Если у вас сменное производство, несколько юрлиц или сложная система доплат, специалисты «Софт Онлайн» в Москве настроят графики, учётный период и начисления под ваши регламенты, проверят корректность уже начисленных переработок и при необходимости выстроят сквозную автоматизацию учёта — от турникета до проводки в бухгалтерии. Опишите задачу через форму на странице контактов — разберём вашу базу и покажем, где расчёт расходится с табелем.

Читайте также: Штатное расписание в 1С:ЗУП в 2026 году: настройка за 6 шагов, 3 режима ведения и 8 причин ошибки «превышение штатного расписания»