Ведомости на выплату зарплаты в 1С:ЗУП в 2026 году: 4 вида, 9 шагов заполнения и 8 причин пустой ведомости

Коротко: В 1С:ЗУП 3.1 (раздел «Выплаты») используются четыре вида ведомостей: в банк по зарплатному проекту, на счета сотрудников, в кассу и через раздатчика. Ведомость заполняется кнопкой «Заполнить» после проведения начисления и автоматически подтягивает сумму к выплате и удержанный НДФЛ. Файл для банка выгружается в формате «Зарплатный проект» либо уходит напрямую через 1С:ДиректБанк. Срок уплаты НДФЛ зависит от даты в ведомости: выплата 1–22 числа — платёж до 28-го, с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца.

Начислить зарплату — половина работы. Вторая половина начинается, когда бухгалтер открывает раздел «Выплаты» и создаёт ведомость. Она фиксирует, кому, сколько, каким способом и — что критично для отчётности — какого числа вы отдали деньги. От даты в ведомости зависит попадание дохода в отчётный период по НДФЛ, срок перечисления налога, содержание уведомления об исчисленных суммах и итоговые цифры в 6-НДФЛ. Ошибка на этом шаге не всплывает сразу. Она обнаруживается через месяц-два, когда отчёт не сходится с реальными платежами. Ниже — практический разбор всех видов ведомостей в 1С:ЗУП редакции 3.1 по состоянию на август 2026 года: чем они отличаются, как их заполнять, как настроить обмен с банком и что делать, когда ведомость упрямо открывается пустой.

Что такое ведомость на выплату и почему без неё зарплата «не уходит»

Ведомость в 1С:ЗУП переводит начисленные суммы в статус выплаченных. До её проведения у программы есть только обязательство организации перед сотрудником: в отчётах такие суммы висят как долг. После проведения долг закрывается, а удержанный НДФЛ получает конкретную дату удержания.

Что делает ведомость технически:

Фиксирует сумму к выплате по каждому сотруднику — с учётом всех начислений, удержаний, исполнительных листов, займов и ранее выплаченных сумм.
Регистрирует удержание НДФЛ на дату выплаты. Именно эта дата, а не дата начисления, определяет период удержания и срок перечисления налога.
Формирует основание для платёжного документа: реестра в банк, расходного кассового ордера или платёжного поручения.
Закрывает взаиморасчёты — суммы уходят из отчёта «Задолженность по зарплате».
Передаёт данные в бухгалтерию при синхронизации с 1С:Бухгалтерией — там выплата отражается списанием с расчётного счёта или выдачей из кассы.

Практическое следствие: если ведомость не проведена или проведена задним числом «как получилось», отчётность по НДФЛ поедет. Дисциплина работы с ведомостями — такая же базовая гигиена учёта, как корректно заполненная карточка сотрудника при приёме на работу или актуальное штатное расписание.

Напомним рамку, которую задаёт трудовое законодательство: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а окончательный расчёт за отработанный период — не позднее 15 календарных дней со дня его окончания. Конкретные даты организация закрепляет в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре, и именно они должны совпадать с датами в ведомостях. Расхождение «по документам 5-е, по факту 8-е» — типичная находка при трудовой проверке.

Четыре вида ведомостей в 1С:ЗУП: сравнительная таблица

В разделе «Выплаты» доступны четыре журнала документов. Вид ведомости выбирают не по привычке бухгалтера, а по способу выплаты, который указан в настройках организации, подразделения или конкретного сотрудника.

Вид ведомости	Когда применять	Что настроить заранее	Чем закрывается выплата
Ведомость в банк	Массовая выплата по зарплатному проекту: один реестр — один платёж на общую сумму	Справочник «Зарплатные проекты», лицевые счета сотрудников, договор с банком	Выгрузка реестра в банк, подтверждение зачисления, одно платёжное поручение
Ведомость перечислений на счета	Сотрудник получает деньги на «свою» карту вне зарплатного проекта (заявление о смене банка)	Реквизиты счёта в карточке сотрудника, способ выплаты «На счёт в банке»	Отдельное платёжное поручение на каждого сотрудника
Ведомость в кассу	Наличная выплата через кассу организации	Способ выплаты «Наличными», порядок кассовой дисциплины	Расходный кассовый ордер, при неявке — депонирование
Ведомость через раздатчика	Удалённые объекты, вахта, бригады: деньги выдаёт уполномоченное подотчётное лицо	Раздатчик как физлицо/сотрудник, выдача под отчёт	Отчёт раздатчика, возврат невыданного остатка

Несколько практических замечаний по выбору:

Одна выплата может дробиться на несколько ведомостей разных видов. Нормальная ситуация для компании на 180 человек в Москве: 165 сотрудников — ведомость в банк по зарплатному проекту, 12 — ведомость на счета (написали заявления о переводе в другой банк), 3 — касса.
Ведомости удобно разделять по подразделениям или обособленным подразделениям: так проще согласовывать суммы с руководителями и проще искать ошибку, если реестр не прошёл в банке.
Если сотрудник получает часть суммы наличными, а часть — на карту, создаются две ведомости; в каждой сумма правится вручную, а программа контролирует, чтобы итог не превысил долг.
Смешивать в одной ведомости разные виды выплат (зарплата и, например, отпускные) технически можно не всегда — вид выплаты задаётся в шапке документа.

Как заполнить ведомость: сценарий из 9 шагов

Порядок одинаков для всех четырёх видов, отличаются только реквизиты внизу формы. Разберём на примере ведомости в банк.

Проведите начисление. Для окончательного расчёта — документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, для аванса — «Начисление за первую половину месяца». Без проведённого начисления ведомость заполнится пустой или неполной.
Создайте документ: «Выплаты» → «Ведомости в банк» → «Создать».
Укажите месяц — это период, за который выплачивается доход, а не месяц выплаты. Классическая ошибка: зарплата за июль выплачивается 5 августа, а в поле «Месяц» ставят август.
Проверьте дату документа. Это дата фактической выплаты. Она должна совпадать с датой платёжного поручения — от неё считается срок перечисления НДФЛ.
Выберите вид выплаты: зарплата за месяц, аванс, отпуск, больничный, командировка, расчёт при увольнении, межрасчётная выплата, дивиденды, прочие доходы. От этого зависит, какие суммы подтянутся.
Укажите зарплатный проект и, при необходимости, подразделение или отбор по списку сотрудников.
Нажмите «Заполнить». Табличная часть заполнится строками: сотрудник, к выплате, НДФЛ к перечислению, номер лицевого счёта.
Проверьте контрольные точки до проведения: нет ли сотрудников с нулевой суммой, у всех ли заполнены лицевые счета, совпадает ли итог с отчётом «Зарплата к выплате».
Проведите документ и сформируйте печатные формы или файл выгрузки.

Что стоит взять в привычку:

Перед заполнением обновлять список сотрудников, если в течение месяца были изменения графиков, переводы или увольнения — иначе часть строк не попадёт в документ.
Не удалять строки «лишних» сотрудников вручную без понимания причины: если человек не должен получить деньги, вопрос обычно в начислении, а не в ведомости.
Сохранять итоговую сумму ведомости в согласовательной цепочке (письмо руководителю, задача в учётной системе) — при расхождении с банковской выпиской это экономит часы разбирательств.
Проверять корректность вычетов: если у сотрудника с детьми сумма к выплате внезапно упала, причина часто в лимите дохода — мы разбирали это в материале про ограничения по доходам для вычетов.

Аванс, НДФЛ и межрасчётные выплаты: как это отражается в ведомости

Главная особенность текущего порядка: НДФЛ удерживается при каждой фактической выплате, включая аванс. Поэтому ведомость на выплату за первую половину месяца — полноценный налоговый документ, а не техническая «выдача части оклада».

Способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника или в кадровом документе:

Способ расчёта аванса	Как считается	Плюсы	Риски
Фиксированной суммой	Заданная сумма, одинаковая каждый месяц	Просто, предсказуемо для бюджета	При неполном месяце возможна переплата и последующее удержание
Процентом от тарифа	Процент от оклада или тарифной ставки	Не требует расчёта первой половины месяца	Не учитывает фактически отработанное время
Расчётом за первую половину месяца	По табелю за период с 1-го по 15-е число	Точно, корректно по НДФЛ, меньше перерасчётов	Требует закрытого табеля к дате расчёта

Что важно помнить о датах и сроках:

Выплаты с 1-го по 22-е число формируют один расчётный период по НДФЛ: уведомление об исчисленных суммах подаётся не позднее 25-го числа, налог перечисляется не позднее 28-го числа этого же месяца.
Выплаты с 23-го по последнее число месяца — второй период: уведомление не позднее 3-го числа следующего месяца, платёж — не позднее 5-го.
Для конца декабря действует особый порядок: и уведомление, и уплата укладываются в последний рабочий день года. Планируйте декабрьские ведомости заранее.
Сдвиг даты выплаты на один день может перебросить сумму в другой расчётный период — и уведомление придётся переделывать.
Межрасчётные выплаты (отпускные, больничные, окончательный расчёт при увольнении) оформляются отдельными ведомостями с соответствующим видом выплаты.

Если после выплат отчёт по НДФЛ не сходится, начинайте разбор не с самого отчёта, а с дат в ведомостях. Логика диагностики та же, что в разборе ситуации, когда 6-НДФЛ не заполняется автоматически: сначала первичные документы и даты, потом регистры, и только затем печатная форма.

Перечисление в банк: зарплатный проект, файл обмена и прямой канал

Ведомость в банк работает только тогда, когда в программе настроен зарплатный проект. Порядок настройки:

В справочнике «Зарплатные проекты» создайте карточку: банк, номер и дата договора, при необходимости — процент комиссии банка и признак использования электронного обмена.
Внесите лицевые счета сотрудников вручную или загрузите файлом от банка.
Для новых сотрудников сформируйте документ «Заявка на открытие лицевых счетов», отправьте в банк и загрузите ответный файл документом «Подтверждение открытия лицевых счетов».
Создайте и проведите ведомость в банк.
Выгрузите файл реестра либо отправьте документ напрямую, если банк поддерживает прямой обмен через 1С:ДиректБанк.
После зачисления загрузите ответный файл и зарегистрируйте документ «Подтверждение зачисления зарплаты» — он подтверждает, что деньги дошли до всех сотрудников.
Если по части сотрудников зачисление не прошло, программа позволит отметить только успешные строки, а остальные — обработать отдельно.

Практические моменты, на которых чаще всего спотыкаются:

Версия формата обмена. Банки принимают файлы формата «Зарплатный проект» определённых версий. Если банк обновил требования, а конфигурация давно не обновлялась, реестр отклонят с невнятной ошибкой.
Кодировка файла. При ручной выгрузке через файл проверьте кодировку — «кракозябры» в ФИО ломают загрузку на стороне банка.
Один реестр — один платёж. По зарплатному проекту в банк уходит общая сумма и реестр распределения, а не отдельные платёжки на каждого.
Комиссия банка. Если она указана в карточке проекта, программа рассчитает её справочно — это удобно для планирования платёжного календаря.
Резервный сценарий. Держите под рукой инструкцию на случай отказа канала: выгрузка файла вручную и загрузка в клиент-банк. Такие внутренние регламенты удобно оформлять по подходу из материала о внутренних инструкциях по 1С.

Касса, раздатчик и депонирование

Наличные выплаты встречаются реже, но требуют аккуратности — здесь добавляется кассовая дисциплина.

Ведомость в кассу формирует печатные формы платёжной и расчётно-платёжной ведомости, а на её основании создаётся расходный кассовый ордер на общую сумму.
Срок выдачи ограничен. В общем случае наличные по ведомости выдаются в течение пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке. Дальше суммы депонируются.
Депонирование оформляется отдельным документом на основании ведомости — программа сама предложит суммы по неявившимся сотрудникам. Позже депонированное выплачивается отдельной ведомостью с соответствующим видом выплаты.
Раздатчик используется, когда деньги физически выдаёт уполномоченное лицо на объекте. Сумма выдаётся ему под отчёт, а неполученные работниками деньги возвращаются в кассу.
Подписи. Печатная форма платёжной ведомости — это документ, который подписывает получатель. Электронный аналог допустим только при выстроенном кадровом ЭДО.

Восемь причин, почему ведомость заполняется пустой или неверно

Это самый частый запрос в поддержку в дни выплат. Проверяйте по порядку — в 90% случаев причина в первых четырёх пунктах.

Не проведено начисление за нужный период. Нет базы — нечего выплачивать. Проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» или расчёт за первую половину месяца.
Не совпадает вид выплаты. Ведомость с видом «Аванс» не подтянет суммы окончательного расчёта, и наоборот.
Неверный месяц в шапке. Указали месяц выплаты вместо месяца, за который начислено.
Способ выплаты сотрудника не соответствует виду ведомости. У человека указано «Наличными», а вы делаете ведомость в банк — строка не появится. Способ задаётся на трёх уровнях: организация, подразделение, сотрудник; побеждает самый «нижний».
Не заполнен лицевой счёт или сотрудник не привязан к зарплатному проекту.
Сумма уже выплачена другой ведомостью — в том числе созданной коллегой или ошибочно проведённой дважды.
Долг закрыт удержаниями. Исполнительные листы, займы, удержания по заявлению могут обнулить сумму к выплате.
Технический сбой или устаревший релиз. Если поведение программы противоречит логике, проверьте актуальность конфигурации; общий протокол диагностики мы описывали в статье про классы сбоев 1С и разбор за 15 минут.

Регламент дня выплаты: чек-лист на 6 шагов и 4 контрольных отчёта

Раздел, которого обычно нет в инструкциях: как выстроить процесс так, чтобы день выплаты перестал быть авралом. Проверенная последовательность для компании со штатом от 50 человек.

За 3 рабочих дня — закрыть табель и кадровые документы месяца, провести начисление, сформировать предварительный расчётный листок для выборочной проверки.
За 2 дня — сверить итог с отчётом «Зарплата к выплате» и согласовать сумму с финансовым блоком, чтобы деньги были на счёте.
За 1 день — сформировать ведомости, проверить лицевые счета новых сотрудников, выгрузить тестовый реестр.
В день выплаты — провести ведомости, отправить реестр, получить подтверждение зачисления.
В тот же день — зафиксировать сумму удержанного НДФЛ и отметить контрольную дату уведомления в календаре бухгалтера.
На следующий день — сверить выписку банка с ведомостями и передать данные в бухгалтерию через синхронизацию.

Четыре отчёта, которые закрывают самопроверку:

«Зарплата к выплате» — сколько должно уйти по каждому способу выплаты.
«Задолженность по зарплате» — остатки после проведения ведомостей; в норме там либо ноль, либо объяснимые суммы (депонент, невыплаченный расчёт).
«Анализ выплат» — разбивка по видам выплат и датам, помогает поймать «залетевшую» не в тот период сумму.
Отчёты по НДФЛ — проверка удержаний по расчётным периодам перед формированием уведомления.

Если каждый месяц регламент срывается из-за нехватки лицензий, медленной базы или ручных сверок, узкое место обычно не в бухгалтере, а в инфраструктуре — здесь помогают расчёты из материалов о выборе между облаком и своим сервером и о том, когда за вторую базу платить не нужно. А часть рутинных сверок сегодня уже снимается встроенными помощниками — обзор сценариев мы собрали в материале об ИИ внутри типовых конфигураций.

Частые вопросы

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Технически да: распровести, скорректировать и провести заново. Но если по ведомости уже ушёл платёж и подано уведомление, любое изменение суммы или даты потребует корректировки налоговых данных. Правило простое: правим до отправки реестра в банк, после — только через осознанную корректировку с пересдачей уведомления.

Почему сумма в ведомости меньше, чем в расчётном листке?

Расчётный листок показывает начисления, а ведомость — сумму к выплате после НДФЛ и удержаний. Разницу дают исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы, удержания по заявлению и ранее выплаченный аванс. Разложить разницу помогает отчёт «Анализ выплат» вместе с расшифровкой удержаний.

Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?

Отдельной ведомостью с видом выплаты «Расчёт при увольнении» в дату фактической выплаты — в общем случае это последний рабочий день. Если сотрудник в этот день отсутствовал, а выплата наличная, деньги депонируются и выдаются по требованию. Реквизиты карты уволенного лучше проверять до даты увольнения: после закрытия зарплатного счёта реестр вернётся из банка.

Что делать, если банк отклонил реестр целиком?

Смотрите протокол ошибок банка: чаще всего это неверный или закрытый лицевой счёт у одного сотрудника, несоответствие ФИО данным банка либо устаревшая версия формата обмена. Исправьте строку, перевыгрузите файл. Ведомость при этом обычно распроводить не нужно — меняются только реквизиты счёта в карточке сотрудника.

Нужна ли отдельная ведомость на каждое обособленное подразделение?

Если подразделения выделены на отдельный баланс или у них разные зарплатные проекты — да, ведомости формируются раздельно. Даже когда формально можно объединить, разделение по подразделениям упрощает согласование сумм и поиск ошибок в реестре. Настройка способа выплаты на уровне подразделения делает это разделение автоматическим.

Что делать дальше

Ведомость — короткий документ с длинными последствиями. Четыре вида, девять шагов заполнения, две контрольные даты по НДФЛ и восемь типовых причин пустой табличной части — этого набора хватает, чтобы закрыть 95% ситуаций в обычной компании. Остальные 5% — нестандартные схемы выплат, обособленные подразделения, вахта, ЭДО с банком и интеграции, где лучше один раз выстроить процесс с методистом, чем ежемесячно тушить пожары.

«Софт Онлайн» — официальный партнёр сети 1С:Франчайзи. Мы настраиваем зарплатные проекты и обмен с банками, ставим регламент выплат, проводим аудит ведомостей перед закрытием квартала и обучаем расчётчиков работе в 1С:ЗУП 3.1. Посмотрите каталог программ 1С, если планируете переход или апгрейд редакции, изу��ите услуги 1С:Франчайзи по сопровождению или напишите нам через страницу контактов — разберём вашу конфигурацию и покажем, где процесс выплат теряет время. Если задача шире расчёта зарплаты, посмотрите направление автоматизации бизнеса: часто выплаты — лишь один из процессов, который стоит привести в порядок.

Чтобы расчёты в ЗУП всегда сходились, а релизы ставились вовремя, подключите сопровождение 1С.