Расчёт отпуска в 1С:ЗУП в 2026 году: 9 шагов от заявления до выплаты, отпускные 38 225,32 ₽ и 8 причин расхождений

Коротко: отпускные = средний дневной заработок × календарные дни отпуска. Средний дневной = база за 12 месяцев ÷ 29,3 ÷ 12 (при полностью отработанном периоде – знаменатель 351,6). При окладе 80 000 ₽ и отпуске 14 дней с 14.09.2026: 960 000 ÷ 351,6 = 2 730,38 ₽/день, начислено 38 225,32 ₽, НДФЛ 4 969 ₽, на руки 33 256,32 ₽, взносы 11 544,05 ₽. Выплатить – не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, то есть до 10 сентября.

Как считаются отпускные в 2026 году: формула и расчётный период

Средний заработок для отпуска считают по особенностям порядка исчисления средней заработной платы, утверждённым постановлением Правительства РФ № 540. Они действуют с 1 сентября 2025 года взамен прежнего порядка. Расчётный период для сентябрьского отпуска 2026 года – сентябрь 2025 – август 2026 – целиком попадает уже под новые правила, «переходных» месяцев в нём нет.

Расчётный период – 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Среднемесячное число календарных дней – 29,3. Полностью отработанный месяц даёт 29,3 дня, неполный – 29,3 ÷ число календарных дней месяца × отработанные календарные дни. В базу идут выплаты за труд: оклад, доплаты, надбавки, премии по системе оплаты труда. Не идут больничные, командировочные (они сами посчитаны по среднему), отпускные прошлых периодов, материальная помощь, компенсации питания и проезда.

Сколько получит сотрудник с окладом 80 000 ₽

Сотрудник принят до сентября 2025 года, оклад 80 000 ₽ не менялся, расчётный период отработан полностью, отпуск 14 календарных дней с 14 по 27 сентября 2026 года, выход на работу – 28 сентября (понедельник).

Отпускные входят в основную налоговую базу и облагаются по шкале 13–22 % – ставка 13 % работает, пока нарастающий доход не перевалил за 2,4 млн ₽. С 1 января 2026 года доли районного коэффициента и северной надбавки, приходящиеся на средний заработок, выделяют отдельно и облагают по ставкам 13/15 % (п. 6.2 ст. 210 НК РФ). В «северных» организациях НДФЛ с отпускных не совпадёт с простым умножением на 13 %. Если у сотрудника есть детские вычеты, они применяются в месяце выплаты.

Что делать, если в расчётном периоде был больничный

Исключается и период, и начисленное за него пособие. Сотрудник болел с 10 по 19 августа 2026 года (10 календарных дней, 8 рабочих). В августе 2026 года 21 рабочий день, отработано 13: зарплата за август = 80 000 ÷ 21 × 13 = 49 523,81 ₽.

Разница – 191,38 ₽. Уменьшается и числитель, и знаменатель, поэтому десятидневный больничный при неизменном окладе сдвигает средний заработок примерно на 0,5 %. А вот если в ЗУП знаменатель остался ровно 351,6 при наличии больничного – документ «Больничный лист» не проведён или проведён после документа «Отпуск».

Как повышение оклада меняет средний заработок: коэффициент индексации

Оклады повысили всем работникам организации или подразделения – средний заработок индексируется. Коэффициент повышения = новый оклад ÷ старый оклад. Повышение с 80 000 до 92 000 ₽ даёт коэффициент 1,15. Повышение внутри расчётного периода – индексируются выплаты до даты повышения. После расчётного периода, но до начала отпуска – индексируется весь средний заработок. Во время отпуска – только часть отпускных с даты повышения.

Оклады подняли с 1 июня 2026 года. Сентябрь 2025 – май 2026 (9 месяцев) индексируются: 80 000 × 1,15 × 9 = 828 000 ₽. Июнь – август по новому окладу: 92 000 × 3 = 276 000 ₽. База 1 104 000 ₽ ÷ 351,6 = 3 139,93 ₽/день, отпускные за 14 дней – 43 959,02 ₽. Без индексации база составила бы 996 000 ₽, средний – 2 832,76 ₽, отпускные – 39 658,64 ₽. Цена незаведённого коэффициента – 4 300,38 ₽ по одному сотруднику за один отпуск. В ЗУП индексация подтягивается из документа «Изменение оплаты труда» по организации или подразделению; индивидуальная прибавка одному человеку коэффициент не формирует.

Когда средний заработок подтягивают до МРОТ

Средний месячный заработок работника, отработавшего норму времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года – 27 093 ₽, то есть нижняя граница среднего дневного заработка = 27 093 ÷ 29,3 = 924,68 ₽. При окладе 80 000 ₽ порог не задействован (2 730,38 ₽ выше втрое), но при окладе на уровне МРОТ и «просевшем» расчётном периоде средний подтягивается до этой величины. Региональная минимальная зарплата (в Москве – 39 730 ₽) влияет на саму начисляемую зарплату, а порог среднего заработка привязан к федеральному МРОТ.

Отпускные больше или меньше зарплаты за те же дни

Отпуск с 14 по 27 сентября 2026 года закрывает 10 рабочих дней из 22 в месяце. Зарплата за эти 10 дней составила бы 80 000 ÷ 22 × 10 = 36 363,64 ₽, отпускные – 38 225,32 ₽, то есть на 5,1 % больше. При этом один день отпуска (2 730,38 ₽) дешевле одного рабочего дня сентября (3 636,36 ₽) на 24,9 %. Парадокс объясняется просто: оплачиваются все 14 календарных дней, включая выходные. В «длинных» месяцах с малым числом рабочих дней (январь, май) эффект обратный – сотрудник получает меньше, чем за отработанный месяц.

Как провести отпуск в 1С:ЗУП 3.1: 9 шагов

1. Проверить график отпусков. Кадры → Графики, переносы отпусков. Отпуск вне графика оформляется заявлением и приказом о переносе; график на 2027 год утверждается не позднее 17 декабря 2026 года.
2. Создать документ «Отпуск». Зарплата → Отпуска. Указать сотрудника, вид отпуска, даты начала и окончания, планируемую дату выплаты; печатная форма приказа Т-6 формируется из документа.
3. Проверить расчётный период. Программа подставляет 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска: для отпуска с 14 сентября 2026 года это сентябрь 2025 – август 2026.
4. Раскрыть расчёт среднего заработка. В документе открыть данные для расчёта среднего: видно, какие начисления вошли в базу, сколько календарных дней учтено по каждому месяцу и применён ли коэффициент индексации.
5. Проверить исключаемые периоды. Больничные, командировки, отпуска за свой счёт и прошлые отпуска исключаются вместе с начисленными суммами; неполный месяц считается как 29,3 ÷ число дней месяца × отработанные календарные дни.
6. Проверить НДФЛ и вычеты. Налог считается по шкале 13–22 % и округляется до полных рублей; детские вычеты применяются в месяце выплаты, а не в месяце начисления зарплаты.
7. Выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Для отпуска с 14 сентября 2026 года крайний срок – 10 сентября (четверг). Создать ведомость и выгрузить реестр в банк.
8. Отразить в учёте и в резервах. Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте; при использовании оценочных обязательств проверить, что отпускные списаны за счёт резерва.
9. Сдать уведомление по НДФЛ и уплатить налог и взносы. Налог, удержанный 10 сентября, попадает в период с 1 по 22 сентября: уведомление до 25 сентября (пятница), уплата до 28 сентября (понедельник). Взносы за сентябрь – до 28 октября (среда).

Ведомость и выгрузка реестра – узкое место: банк вернёт файл при расхождении ФИО и номера счёта, поэтому отпускные лучше выгружать отдельной ведомостью, а не вместе с зарплатой (подробно – в разборе зарплатного проекта в 1С:ЗУП). Сотруднику удобно проверить сумму в расчётном листке – семь отчётов по зарплате в 1С показывают отпускные отдельной строкой.

Сроки: когда платить отпускные, НДФЛ и взносы

Почему 1С:ЗУП считает отпускные не так, как бухгалтер: 8 причин

Названия и порядок пунктов меню зависят от редакции и релиза – ориентируйтесь на названия разделов. Расчёты в статье проверены на релизе 1С:ЗУП 3.1.38.69 (сентябрь 2026); актуальный номер сборки смотрите в разделе обновлений на портале 1С – что меняется в релизах, разбирали в материале про 1С:ЗУП 8 ПРОФ в 2026 году. Расхождения по вычетам чаще связаны не с релизом: типовые сценарии собраны в диагностике вычетов в ЗУП 3.1.38.69.

Сколько стоит задержка отпускных

За задержку выплаты работодатель платит компенсацию по ст. 236 ТК РФ – не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки. Для суммы к выплате 33 256,32 ₽ и просрочки 5 дней: 33 256,32 × ключевая ставка ÷ 150 × 5. Конкретное число намеренно не подставлено – ставку на дату выплаты берите на cbr.ru, она меняется в течение года.

Нарушение трудового законодательства – ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф 1 000–5 000 ₽ на должностное лицо и 30 000–50 000 ₽ на организацию. Невыплата или неполная выплата в установленный срок – ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 10 000–20 000 ₽ на должностное лицо, 1 000–5 000 ₽ на ИП, 30 000–50 000 ₽ на организацию. Компенсация начисляется автоматически, без заявления работника. Настроить учёт отпусков и резервов под конкретную структуру компании можно в рамках сопровождения 1С; состав лицензий и редакций – в каталоге программ 1С.

Частые вопросы

Ниже – ответы на вопросы, которые чаще всего задают на линии консультаций в сентябре, когда закрывается летний сезон отпусков и готовится график на следующий год.

Часто задаваемые вопросы

Как считаются отпускные в 2026 году?

Средний дневной заработок × календарные дни отпуска. Средний дневной = база за 12 месяцев ÷ (29,3 × 12). При окладе 80 000 ₽ и полностью отработанном периоде: 960 000 ÷ 351,6 = 2 730,38 ₽; за 14 дней – 38 225,32 ₽, НДФЛ 4 969 ₽, на руки 33 256,32 ₽.

Когда нужно выплатить отпускные?

Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Для отпуска с 14 сентября 2026 года крайний срок – 10 сентября (четверг). За задержку начисляется компенсация по ст. 236 ТК РФ – не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки.

Как считается знаменатель, если в расчётном периоде был больничный?

Неполный месяц считается как 29,3 ÷ число календарных дней месяца × отработанные календарные дни. При больничном 10–19 августа 2026 года: 29,3 × 11 + 29,3 ÷ 31 × 21 = 342,15. База 929 523,81 ₽ ÷ 342,15 = 2 716,71 ₽ вместо 2 730,38 ₽.

Как считаются отпускные, если сотрудник отработал меньше 12 месяцев?

Расчётный период – со дня приёма по последний день месяца перед месяцем отпуска. Принят 1 апреля 2026 года, отпуск с 14 сентября: период 01.04–31.08.2026, база 400 000 ₽, знаменатель 29,3 × 5 = 146,5, средний 2 730,38 ₽. Деление на 351,6 – типичная ошибка: она даёт 1 137,66 ₽ и занижает отпускные в 2,4 раза.

Как повышение оклада влияет на средний заработок?

Коэффициент повышения = новый оклад ÷ старый: 92 000 ÷ 80 000 = 1,15. При повышении с 1 июня 2026 года месяцы до этой даты индексируются: база 1 104 000 ₽ ÷ 351,6 = 3 139,93 ₽ вместо 2 832,76 ₽. Отпускные за 14 дней – 43 959,02 ₽ вместо 39 658,64 ₽, разница 4 300,38 ₽. Индексация применяется только при повышении окладов всем работникам организации или подразделения.

Как считается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении?

Тот же средний дневной заработок по 29,3, а дни – по 2,33 за каждый отработанный месяц (28 ÷ 12). За 7 месяцев: 7 × 2,33 = 16,31 дня, при среднем 2 730,38 ₽ компенсация 44 532,50 ₽. Излишки менее половины месяца отбрасываются, более половины – округляются до полного месяца; округлять сами дни допустимо только в пользу работника. Компенсация облагается НДФЛ и взносами.

Отпускные больше или меньше зарплаты за те же дни?

В сентябре 2026 года отпуск 14–27.09 закрывает 10 рабочих дней из 22. Зарплата за них – 36 363,64 ₽, отпускные – 38 225,32 ₽, то есть на 5,1 % больше. При этом один день отпуска (2 730,38 ₽) дешевле рабочего дня (3 636,36 ₽) на 24,9 %: оплачиваются все календарные дни, включая выходные.

Когда платить НДФЛ с отпускных и подавать уведомление?

Налог, удержанный при выплате 10 сентября 2026 года, попадает в период с 1 по 22 сентября: уведомление – до 25 сентября, уплата – до 28 сентября. Страховые взносы за сентябрь – до 28 октября 2026 года, уведомление по ним не подаётся: сентябрь – третий месяц квартала.

Какие выплаты не входят в расчёт среднего заработка?

Больничные, командировочные, прошлые отпускные и другие суммы, рассчитанные по среднему заработку, а также выплаты социального характера: материальная помощь, компенсация питания и проезда. Оклад, доплаты, надбавки и премии системы оплаты труда в базу входят.

Что будет, если выплатить отпускные позже трёх дней?

Компенсация по ст. 236 ТК РФ – не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки, начисляется без заявления работника. Плюс административный штраф: по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – 1 000–5 000 ₽ на должностное лицо и 30 000–50 000 ₽ на организацию; по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ за невыплату в срок – 10 000–20 000 ₽ на должностное лицо и 30 000–50 000 ₽ на организацию.

До какого числа утвердить график отпусков на 2027 год?

Не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря 2026 года. За отсутствие утверждённого графика – ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: 1 000–5 000 ₽ на должностное лицо, 30 000–50 000 ₽ на организацию.