Расчёт отпуска в 1С:ЗУП пошагово в 2026 году: от заявления до выплаты

Коротко: Расчёт отпуска в 1С:ЗУП — это цепочка из 4 шагов: график отпусков → приказ (документ «Отпуск») → начисление с расчётом среднего заработка → выплата. В 2026 году средний дневной заработок считается как доход за расчётный период / 12 / 29,3. Минимум среднедневного — 924,68 ₽ (МРОТ 27 093 ₽ / 29,3). Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, иначе грозит компенсация за задержку.

Отпуск кажется самой простой операцией в зарплатном учёте — пока не начинаешь считать руками. Исключаемые периоды, индексация при повышении оклада, праздники внутри отпуска, контроль МРОТ, сроки выплаты и НДФЛ — на каждом из этих шагов бухгалтер может ошибиться. 1С:ЗУП 3.1 берёт большую часть рутины на себя, но только если данные внесены правильно. Дальше разберём весь маршрут пошагово: что нажимать, какие цифры проверять и где чаще всего «спотыкаются». Если вы только осваиваете программу, начните с нашего пошагового обзора основных операций 1С:ЗУП 3.1.

Шаг 1. Основание: график отпусков и заявление сотрудника

Любой ежегодный отпуск начинается не с приказа, а с основания. График отпусков работодатель утверждает заранее на предстоящий год — в 1С:ЗУП для этого есть отдельный документ в разделе «Кадры». Если сотрудник идёт в отпуск строго по графику, отдельное заявление формально не обязательно: работодатель сам уведомляет работника под подпись.

А вот при отпуске вне графика заявление нужно — и здесь важен срок. Минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска положено каждому работнику по трудовому договору, при этом дополнительный отпуск для отдельных категорий считается сверх этого.

Подавайте заявление заранее. По ТК отпускные выплачивают за три дня до начала отдыха, поэтому если работник подаст заявление за день — работодатель технически нарушит правило трёх дней.
Дробление отпуска допустимо, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.
Первый отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает шесть месяцев, — по соглашению сторон.
Многодетным родителям работодатель обязан давать возможность разделить отпуск на части по их желанию.

Совет из практики: ведите график отпусков именно в 1С, а не в Excel. Тогда при создании документа «Отпуск» программа сама подскажет плановые даты и не даст «потерять» дни.

Шаг 2. Документ «Отпуск» в 1С:ЗУП

Сердце операции — документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»). Он одновременно выполняет роль приказа (печатная форма Т-6) и расчётного документа. Заполняем его так:

Выбираем организацию и сотрудника.
Указываем вид отпуска — «Ежегодный основной оплачиваемый».
Вносим даты начала и окончания. Программа сама посчитает количество календарных дней.
Проверяем поле «Месяц», в котором будут начислены отпускные.
Указываем планируемую дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.

На закладке «Начислено (подробно)» вы увидите, как программа разложила средний заработок. Обязательно загляните туда — это главный инструмент самопроверки. Если итоговая сумма выглядит странно, причина почти всегда в данных расчётного периода, а не в «глюке» программы.

Важно про праздники. Нерабочие праздничные дни, попадающие на период отпуска, в число календарных дней отпуска не входят и не оплачиваются — отпуск автоматически продлевается на их количество. Например, если сотрудник берёт отпуск с захватом 9 мая, праздник «выпадает» из оплачиваемых дней, и 1С учитывает это автоматически по производственному календарю. Поэтому держите производственный календарь 2026 года актуальным.

Шаг 3. Расчётный период и средний заработок: как 1С считает отпускные

Это самый «математический» шаг. Расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, с первого по последнее число каждого месяца. Например, если отпуск начинается 15 июня 2026 года, расчётный период — с 1 июня 2025 по 31 мая 2026 года.

Для полностью отработанного периода формула среднего дневного заработка проста: заработок за расчётный период делят на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Проверим на примере: при заработке 720 000 ₽ за 12 месяцев СДЗ = 720 000 / 12 / 29,3 ≈ 2 047,96 ₽, а отпускные за 28 дней ≈ 57 343 ₽.

Что учитывается, а что нет

Входит в расчёт: оклад, премии по системе оплаты труда, доплаты и надбавки за выслугу, совмещение, вредность.
Не входит: больничные, отпускные за прошлые периоды, командировочные с сохранением среднего и другие выплаты за исключаемые периоды.
Исключаемые дни: больничные, командировки, отпуска (в т.ч. без сохранения зарплаты сверх 14 дней), декрет — эти периоды и суммы по ним выкидываются из расчёта.

Неполностью отработанный месяц

Если в каком-то месяце были исключаемые дни, 1С считает «обрезанное» число календарных дней по формуле: 29,3 / число календарных дней месяца × число отработанных календарных дней. Разберём реальный кейс: сотрудник в декабре 2025 болел 14 дней. За декабрь учитывается 29,3 / 31 × (31 − 14) = 16,07 дня. Если за период было 11 полных месяцев и один такой неполный, а заработок (без больничного) — 600 000 ₽, то СДЗ = 600 000 / (11 × 29,3 + 16,07) ≈ 1 773,21 ₽.

Контроль по МРОТ

1С автоматически сравнивает фактический средний дневной заработок с минимумом из МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽, значит, минимальный среднедневной заработок составляет 924,68 ₽ (27 093 / 29,3). Если расчётный СДЗ ниже этого порога при полностью отработанной норме — отпускные считаются из МРОТ.

Ситуация	Формула среднедневного заработка	Что проверить в 1С
Период отработан полностью	Заработок / 12 / 29,3	Все начисления попали в базу среднего
Есть неполные месяцы	Заработок / (29,3 × полные мес. + дни неполных)	Корректность исключаемых периодов
СДЗ ниже минимума	Берётся 924,68 ₽ (МРОТ / 29,3)	Полностью ли отработана норма
Повышение оклада в периоде	Применяется коэффициент индексации	Заполнен ли документ «Изменение оплаты труда»

Индексация при повышении оклада

Если в организации в расчётном периоде поднимали оклады, выплаты за месяцы до повышения нужно скорректировать на коэффициент пересчёта. Это не «приятный бонус», а обязательное требование — без индексации расчёт отпускных будет занижен. В 1С это работает только если повышение оформлено документом «Изменение оплаты труда сотрудников», а не правкой оклада «задним числом» в кадровых документах.

Шаг 4. НДФЛ, страховые взносы и сроки выплаты

Когда сумма посчитана, начинается «налоговая» часть. НДФЛ удерживается в день фактической выплаты отпускных. С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ: 13% — на доход до 2,4 млн ₽ в год, 15% — на часть дохода от 2,4 до 5 млн ₽, 18% — от 5 до 20 млн ₽, 20% — от 20 до 50 млн ₽ и 22% — на сумму свыше 50 млн ₽ в год. Страховые взносы начисляются вместе с отпускными.

Самое строгое правило — срок. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Минтруд неоднократно разъяснял, что срок исчисляется в календарных днях и день самой выплаты в эти три дня не включается. На практике это значит:

Сотрудник уходит в отпуск с понедельника — безопасно перечислить деньги не позднее четверга предыдущей недели.
Если крайний срок выпадает на выходной или праздник — платите накануне, заранее.
Раньше срока перечислять можно, позже — нельзя.
Даже если работник письменно согласен получить деньги позже — это не защитит от претензий ГИТ.

За задержку придётся выплатить компенсацию — за каждый день просрочки не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы, причём начислить её нужно автоматически, даже если работник не требует. Поэтому при срочном отпуске «вне графика», когда вы физически не успеваете в три дня, безопаснее предложить сотруднику 1–3 дня отпуска за свой счёт, а затем уже оплачиваемый.

Не забывайте про уведомление об исчисленных суммах НДФЛ: для начислений с 1 по 22 число месяца — не позднее 25-го, а с 23 по последнее число — до 3-го числа следующего месяца. Как корректно отразить отпускные в отчётности, мы подробно разбирали в статье про заполнение 6-НДФЛ в 1С:ЗУП.

Шаг 5. Ведомость на выплату и отражение в учёте

Финальный шаг — сформировать ведомость на выплату (в банк или через кассу). Чтобы отпускные ушли отдельно от зарплаты, в документе «Отпуск» в поле «Выплата» обычно указывают «В межрасчётный период», и при заполнении ведомости с видом «Отпуск» программа подтянет ровно эту сумму.

Проверьте, что вид ведомости соответствует виду выплаты в документе «Отпуск».
Сверьте дату выплаты в ведомости с планируемой датой — от неё зависит срок НДФЛ.
После выплаты убедитесь, что в учёте по НДФЛ отражены и исчисленный, и удержанный налог.
Для синхронизации с бухгалтерской базой используйте регламентный обмен — если он у вас ещё не настроен, поможет наш материал по работе с обменом и ЭДО в 1С.

Если вы работаете в большой базе с десятками сотрудников и расчёт «подтормаживает», стоит задуматься о производительности. Когда файловая база перестаёт справляться, помогает переход на SQL — мы сравнили варианты в материале про клиент-серверную и файловую базу 1С. А чтобы не потерять данные перед массовым расчётом отпусков (например, в мае–июне), обязательно настройте резервное копирование 1С.

Шаг 6. Частые ошибки при расчёте отпуска в 1С:ЗУП

Опыт сопровождения показывает: 90% «неправильных» отпускных — это не баг программы, а человеческий фактор. Вот за чем стоит следить:

Премии не попали в средний заработок. Если премия не настроена как входящая в расчёт среднего, 1С её проигнорирует. Проверяйте настройку вида начисления.
Повышение оклада оформлено неверно. Без документа «Изменение оплаты труда» индексация не сработает, и сумма будет занижена.
Не введены больничные и командировки. Если исключаемые периоды не отражены документами, программа посчитает месяцы полными — и средний заработок «поплывёт».
Праздники внутри отпуска. Устаревший производственный календарь приведёт к неверному числу оплачиваемых дней.
Нарушен срок выплаты. Самая дорогая ошибка: проверяйте дату выплаты в документе «Отпуск», а не только в ведомости.

Похожая логика контроля работает и для смежных операций — например, при оформлении командировок в 1С:ЗУП или при расчёте взносов за директора без зарплаты. Везде путь к правильной сумме один — корректные первичные данные.

FAQ: частые вопросы по расчёту отпуска в 1С:ЗУП

Какой расчётный период берётся, если сотрудник работает меньше года?

Берётся фактически отработанное время — с даты приёма на работу до последнего числа месяца, предшествующего месяцу отпуска. Например, если сотрудник принят 3 марта 2026 года и идёт в отпуск с 20 октября, расчётный период — с 3 марта по 30 сентября 2026 года. 1С:ЗУП определяет это автоматически по дате приёма.

За сколько дней нужно выплатить отпускные в 2026 году?

Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, причём день выплаты в эти три дня не входит. Если отпуск начинается в понедельник, безопасный срок выплаты — не позднее четверга предыдущей недели. Выплатить раньше можно, позже — нельзя, иначе грозит компенсация за задержку.

Что делать, если средний заработок получился ниже МРОТ?

Если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени, а его средний дневной заработок оказался ниже минимума из МРОТ (в 2026 году — 924,68 ₽, то есть 27 093 ₽ / 29,3), отпускные считаются исходя из МРОТ. 1С делает это сравнение автоматически. Для работающих неполное время МРОТ берётся пропорционально отработанному времени.

Учитываются ли больничные в расчёте отпускных?

Нет. Дни временной нетрудоспособности и сами выплаты по больничному полностью исключаются из расчётного периода и не влияют на средний дневной заработок. Но только при условии, что больничный лист корректно введён в базу.

Как 1С считает дни в месяце, который отработан не полностью?

По формуле 29,3 / число календарных дней месяца × число фактически отработанных календарных дней. Например, при 14 днях больничного в декабре учитывается 29,3 / 31 × 17 = 16,07 дня. Это значение подставляется в знаменатель вместо стандартного 29,3 за этот месяц.

Расчёт отпуска в 1С:ЗУП пошагово в 2026 году: от заявления до выплаты

Заключение

Расчёт отпуска в 1С:ЗУП — это понятная последовательность: график и заявление → документ «Отпуск» → проверка среднего заработка → НДФЛ и взносы → ведомость на выплату. Программа считает корректно ровно настолько, насколько корректны исходные данные: премии, исключаемые периоды, индексация и актуальный производственный календарь 2026 года. Держите эти четыре блока под контролем — и сумма всегда сойдётся, а проверяющие не найдут повода для штрафа.

Нужна помощь с настройкой 1С:ЗУП, обновлением конфигурации или сложным расчётом среднего заработка? Компания «Софт Онлайн» — официальный партнёр 1С:Франчайзи. Мы оказываем полный спектр услуг 1С:Франчайзи, помогаем с автоматизацией бизнеса и подбором программ в каталоге 1С. Остались вопросы по расчёту отпуска? Свяжитесь с нами — поможем настроить учёт без ошибок.

Чтобы расчёты в ЗУП всегда сходились, а релизы ставились вовремя, подключите абонентское сопровождение 1С.