ЕФС-1, СТД-Р и электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП в 2026 году: сроки, формы и типовые ошибки

Коротко: с 30 декабря 2025 года ЕФС-1 заполняют по новой форме (приказ СФР № 1462 от 17.11.2025). Сведения о трудовой деятельности — это подраздел 1.1 раздела 1. При приёме, увольнении, заключении или прекращении договора ГПХ его подают не позднее следующего рабочего дня, при переводе и других событиях — до 25 числа следующего месяца. СТД-Р выдают работнику при увольнении в день расторжения договора или в течение 3 рабочих дней по запросу. Всё это формируется в 1С:ЗУП 3.1.

Электронные трудовые книжки давно стали рутиной кадровика, но именно в этой рутине прячется больше всего штрафов. Один пропущенный день при увольнении, неправильный код мероприятия, забытая выдача СТД-Р — и компания получает претензии от Социального фонда. В 2026 году стало сложнее: форма ЕФС-1 снова изменилась, отменили часть кодов, поменялись правила по переводам. Разберёмся, как корректно вести ЭТК в 1С:ЗУП 3.1, чтобы отчётность уходила в СФР без ошибок и в срок.

Как устроена электронная трудовая книжка и что в ней меняется в 2026 году

Сразу проясним терминологию, потому что её путают даже опытные кадровики. Электронная трудовая книжка — это не файл и не отдельный документ, который лежит у работодателя. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в базе данных СФР. Работодатель не «ведёт» книжку в привычном смысле — он своевременно и корректно передаёт кадровые события в фонд.

В 2026 году действуют несколько правил, о которых стоит помнить:

Новая форма ЕФС-1. С конца 2025 года применяется обновлённый бланк по приказу СФР № 1462 от 17.11.2025. Сам бланк подраздела 1.1 почти не изменился, а вот правила заполнения скорректировали серьёзно.
Бумажные книжки не отменили. Работникам, которые впервые трудоустроились с 2021 года, бумажную книжку не заводят — их стаж подтверждают только электронные сведения. Тем, кто сохранил бумажный вариант, работодатель продолжает вести его параллельно с электронной отчётностью.
Отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ». Теперь не нужно подавать подраздел 1.1 при переводе сотрудника на дистанционную/надомную работу или обратно в офис.
Подраздел 1.1 подают только при постоянных переводах. Временные изменения отражать не требуется.
Убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Раньше его заполняли при уходе сотрудника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком — в новой форме этого поля нет.

Запомните связку: для работодателя ЭТК — это, по сути, отчёт ЕФС-1, а для сотрудника — выписка из него. Если выписку даёт компания, это форма СТД-Р, а если работник получает её сам в СФР или на Госуслугах — СТД-СФР.

Подраздел 1.1 ЕФС-1: какие события и в какие сроки сдавать

Сведения о трудовой деятельности — это подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД). Главная сложность 2026 года в том, что сроки зависят от типа кадрового мероприятия, и эту разницу нужно держать в голове постоянно.

Кадровое событие	Срок подачи подраздела 1.1
Приём на работу	Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа
Увольнение	Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа
Приостановление / возобновление трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня
Заключение / прекращение договора ГПХ	Не позднее следующего рабочего дня
Постоянный перевод	Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приказа
Переименование организации	Не позднее 25 числа следующего месяца
Подача заявления о выборе формата книжки	Не позднее 25 числа следующего месяца

Несколько практических моментов, которые экономят нервы:

Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день. Пример: приказ об увольнении издан в пятницу — отчёт нужно подать в понедельник.
Самая частая ошибка — путаница между сроком для приёма/увольнения и для перевода. Перевод даёт время до 25 числа, а приём и увольнение — всего один рабочий день. Неправильно выбранный срок ведёт к штрафу.
При выходе сотрудника на пенсию заполняют подраздел 1.2 с типом «Назначение пенсии» — подавать его нужно в течение трёх календарных дней со дня заявления работника или запроса СФР.
При электронном представлении нужна УКЭП. Работодатели с численностью 11 человек и более обязаны сдавать сведения только электронно.

Если у компании есть обособленные подразделения со своим счётом, которые сами выплачивают вознаграждения, ЕФС-1 по такому подразделению подают отдельно по месту его регистрации. И не забудьте проверить регистрационный номер в СФР — замена номеров прошла в конце 2024 года, и старый регномер в отчёте приведёт к отказу.

Как сформировать подраздел 1.1 в 1С:ЗУП 3.1

В типовой конфигурации работа с ЭТК почти полностью автоматизирована — главное правильно проводить кадровые документы. Алгоритм такой:

Оформите кадровое событие документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и т. д. Именно из них программа подтягивает данные в отчёт.
Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» (или «Отчётность, справки» → «Электронные трудовые книжки»).
Нажмите «Создать» и выберите «Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, подраздел 1.1)».
Программа автоматически подберёт сотрудников с незарегистрированными кадровыми мероприятиями за период. Проверьте заполнение каждой строки.
Сформируйте файл и отправьте через встроенный сервис 1С-Отчётность либо выгрузите для отправки оператором ЭДО.

На что обратить внимание при проверке:

Графа с датой события заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ и должна совпадать с датой приказа, а не с датой проведения документа в базе.
Код мероприятия подтягивается из вида кадрового документа — «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и т. д. Если событие отражается некорректно, проверьте настройки вида операции.
Графы 11–12 о СОУТ в новой форме заполняют только при вредных и опасных условиях труда.
Код причины увольнения в подразделе 1.1 теперь строго стандартизирован со ссылками на статьи ТК РФ — выбирайте его из встроенного классификатора, а не вписывайте вручную.

Если база требует обновления конфигурации или классификаторов — это та область, где разумнее опираться на сопровождение 1С и линию консультаций, чтобы не пропустить очередное изменение формы.

Форма СТД-Р: когда и как выдавать работнику

СТД-Р — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт сотруднику. Чем она отличается от трудовой книжки: СТД-Р содержит данные только о работе у вашей компании, а не обо всей трудовой истории человека. Полную картину работник получает в виде СТД-СФР через Госуслуги или СФР.

Закон предусматривает всего два основания для оформления СТД-Р:

Увольнение. Справку выдают в день прекращения трудового договора вместе с окончательным расчётом и бумажной книжкой (если она велась).
Письменный запрос работника. На подготовку выписки у кадровика есть 3 рабочих дня.

Кому положена СТД-Р:

Сотрудникам, впервые устроившимся на работу после 1 января 2021 года — им бумажная книжка не оформлялась.
Работникам, которые ранее подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Совместителям — как внешним, так и внутренним, но только если они подавали заявление на ЭТК.

В 1С:ЗУП 3.1 справка формируется в том же разделе «Электронные трудовые книжки»: нажмите «Создать» и выберите «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р», укажите сотрудника — и программа сформирует документ. Форма СТД-Р в 2026 году не менялась — она утверждена приказом Минтруда № 713н. Выдать её можно на бумаге или электронно с УКЭП.

СТД-Р, СТД-СФР и трудовая книжка: чем они отличаются

Эти три документа постоянно путают и работники, и начинающие кадровики. Чтобы снять вопросы, сравним их по основным параметрам.

Параметр	СТД-Р	СТД-СФР	Бумажная трудовая книжка
Кто выдаёт	Работодатель	СФР / Госуслуги / МФЦ	Работодатель
Объём данных	Только у этого работодателя	Все места работы с 2020 года	Вся трудовая история
Период сведений	С момента перехода на ЭТК	С 1 января 2020 года	За весь стаж
Когда выдают	При увольнении или по запросу	По обращению работника	При увольнении (если ведётся)

Полезно знать: в СТД-СФР, которую работник получает в фонде или на Госуслугах, нет данных о трудовой деятельности до 1 января 2020 года. Это не ошибка — в справке оставили только актуальный раздел с записями с момента перехода на ЭТК. Поэтому для подтверждения стажа за более ранние периоды по-прежнему нужна бумажная книжка.

Этот нюанс напрямую влияет на расчёты: при определении страхового стажа для больничного в 1С:ЗУП за периоды до 2020 года основанием служит трудовая книжка, а за более поздние — СТД-Р или выписка СФР.

Типичные ошибки и штрафы: что бьёт по компании чаще всего

Электронные трудовые книжки — это цепочка действий, и сбой в любом звене стоит денег. Вот где спотыкаются чаще всего:

Пропуск однодневного срока при приёме/увольнении. Кадровик «придерживает» отчёт до конца месяца, считая, что у него есть время до 25 числа. Это работает только для переводов.
Использование отменённых кодов. После обновления формы коды «ДИСТ» и «НДОМ» больше не применяются — отчёт с ними не примут.
Старый регистрационный номер СФР на титульном листе — частая причина отказа.
Невыдача СТД-Р при увольнении. Это отдельная обязанность, не покрываемая сдачей ЕФС-1.
Перевод сотрудника на ЭТК по инициативе работодателя. Так нельзя: переход возможен только по заявлению самого работника. После него делают запись в бумажной книжке, выдают её на руки и далее ведут только электронные сведения.

Штрафные риски: за несвоевременную сдачу или недостоверные сведения предусмотрен штраф 500 ₽ за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Закона № 27-ФЗ), а административный штраф на должностное лицо — от 300 до 500 ₽ (ст. 15.33.2 КоАП). Цифры небольшие, но при штате в несколько десятков человек одна ошибка по всем сотрудникам превращается в заметную сумму.

Практический совет: закрепите ответственных за ЕФС-1 приказом и распределите зону ответственности между кадрами и бухгалтерией. Подраздел 1.1 логично оставить кадровикам, а раздел 2 (взносы на травматизм) и подраздел 3 — бухгалтерии. В 1С:ЗУП это разделение удобно поддерживается ролями и правами доступа. Если параллельно ведёте удержания из зарплаты, расчёт отпусков и вычеты по НДФЛ, корректные кадровые документы становятся фундаментом для всех этих расчётов.

Как настроить рабочий процесс и не зависеть от ручной рутины

Чтобы ЕФС-1 и СТД-Р не превращались в ежедневный стресс, выстройте процесс заранее:

Проводите кадровые документы день в день. Отчёт ЕФС-1 формируется из них автоматически — чем точнее проведён приказ, тем меньше правок перед отправкой.
Подключите 1С-Отчётность для прямой отправки в СФР из программы с контролем форматов и квитанций о приёме.
Регулярно обновляйте конфигурацию. Форма ЕФС-1 и коды менялись в декабре 2025 года — без актуального релиза вы будете отправлять устаревший формат.
Настройте резервное копирование. Кадровая база — критичный актив, поэтому резервное копирование 1С должно работать по расписанию.
Переходите на электронный обмен документами с сотрудниками. СТД-Р можно выдавать электронно с УКЭП, а кадровый ЭДО снимает бумажную нагрузку — здесь поможет ЭДО в 1С.

Если в компании растёт штат и файловая база начинает тормозить при формировании отчётности, стоит задуматься о переходе на клиент-серверный вариант. А выбрать подходящую редакцию ЗУП или связку с учётной системой удобно через каталог программ 1С.

FAQ: частые вопросы по ЕФС-1 и СТД-Р

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сотрудник остался на бумажной трудовой книжке?

Да. Сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях передают в СФР независимо от формата трудовой книжки. Бумажная книжка не освобождает от электронной отчётности — это два параллельных процесса.

В какой срок выдать СТД-Р при увольнении?

В день прекращения трудового договора — вместе с окончательным расчётом и трудовой книжкой, если она велась в бумажном виде. По письменному запросу работника в период работы СТД-Р готовят в течение 3 рабочих дней.

Что подавать при заключении договора ГПХ?

Подраздел 1.1 с кодом «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», и срок — следующий рабочий день после заключения договора. При прекращении договора ГПХ действует тот же однодневный срок.

Можно ли сдавать части ЕФС-1 в разные дни?

Да. Подразделы и разделы формы можно представлять отдельно в соответствии с их сроками. Например, кадровик отправит подраздел 1.1 за месяц 24 апреля, а бухгалтер сдаст раздел по взносам 27 апреля — это нормальная практика.

Где сотруднику посмотреть полную электронную трудовую книжку?

В личном кабинете на Госуслугах в разделе «Трудовая деятельность» или в личном кабинете на сайте СФР. Выписка СТД-СФР формируется за несколько минут, заверена УКЭП фонда и имеет юридическую силу. У работодателя таких данных по другим компаниям нет — он формирует только СТД-Р по своей организации.

ЕФС-1, СТД-Р и электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП в 2026 году: сроки, формы и типовые ошибки

Заключение

Электронные трудовые книжки в 2026 году требуют от кадровика внимательности к двум вещам: правильному коду мероприятия и точному сроку. Новая форма ЕФС-1, отменённые коды и стандартизированные причины увольнения — всё это уже учтено в актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1, поэтому залог спокойной отчётности — своевременное обновление и корректное проведение кадровых документов. Если хотите выстроить кадровый и зарплатный учёт так, чтобы отчётность уходила в СФР без штрафов и авралов, специалисты «Софт Онлайн» в Москве помогут настроить 1С:ЗУП, обновить конфигурацию и обучить сотрудников. Оставьте заявку на странице услуг 1С:Франчайзи или свяжитесь с нами через контакты — подберём решение под ваш штат и задачи.

Чтобы расчёты в ЗУП всегда сходились, а релизы ставились вовремя, подключите сопровождение 1С:ЗУП.